Introduction au logiciel de planning

Votre solution DoliPlus embarque un véritable Logiciel de Planning moderne intégré dans votre ERP. Accessible sur ordinateur il est également optimisé pour tablettes et smartphones.

La planification des horaires des collaborateurs, la planification du personnel, la planification des projets et des ressources ou équipements est facilité au quotidien.

Si un rendez-vous, une tâche, une réunion ou une activité est décalé, en un clic de souris (au doigt sur tablette) vous pouvez la planifier à nouveau grâce à la fonction de glisser/déposer, comme dans tout agenda moderne, c’est un agenda graphique.

Vue d’ensemble de l’agenda graphique.

L’agenda graphique est en mesure de planifier des événements pour des jours, des semaines et des mois.

  • Avant / arrière vous permettent de vous déplacer dans les dates du calendrier.
  • Le bouton «Aujourd’hui» vous permet de passer à la date actuelle. Attention l’agenda mémorise la dernière période consultée.
  • L’icône calendrier vous permet également de naviguer dans le temps.
  • L’Échelle des heures se trouve sur le côté gauche du planning.

Les permissions accordées vous permettent de créer, modifier, supprimer et de réaliser des «glissés déposés » des événements dans l’agenda.

Logiciel de planning

Filtre sur les événements à visualiser

C’est point important de cet agenda. Cette vue est associée à un filtre (voir configuration) personnalisable par utilisateur et par l’administrateur limitant le type d’action à afficher.

Ce filtre permet de conserver une bonne qualité de lecture sur les événements importants que l’on voir sur son planning selon sa fonction.

Exemples :

  • Un utilisateur dans une fonction commerciale, pourra choisir un filtre sur les R.D.V, les appels téléphoniques, les devis/opportunités à relancer.
  • Un utilisateur dans une fonction technicien d’intervention pourra choisir un filtre sur les interventions à réaliser.

Création d’un nouvel événement

Pour créer un nouvel événement, cliquez sur l’icône calendrier pour visualiser au préalable les zones de temps disponibles. Une fenêtre avec le « Nouvel événement » apparaît.

Logiciel de planning et gestion de planning

 

Une autre façon de créer un nouvel événement est de cliquer sur le calendrier sur la période de l’événement. ou de créer une action correspondant au filtre sur Dolibarr.

Vous pouvez entrer le nom de l’événement, le lieu, et régler l’heure de début et de fin de l’événement.

Pour enregistrer l’événement dans le calendrier, cliquez sur le bouton  «Enregistrer».

Si vous souhaitez échapper à cette fenêtre sans enregistrer l’événement, cliquez sur Annuler.

 

Logiciel de planning et gestion de planning

Modification de l’événement

Pour modifier les détails de l’événement, cliquez sur la case correspondante à l’événement.

Également, pour changer la date et l’heure événement, vous pouvez également faire un glissé de la case de l’événement sur la vue Semaine / Mois.

Dans l’affichage Jour, vous pouvez aussi modifier le temps de l’événement en faisant glisser la case de l’événement et changer sa taille.

 

Définition d’un événement sur ​​plusieurs jours

Il est possible de définir un événement sur plusieurs jours lorsque vous définissez les dates de début et de fin de l’événement.

La case «Journée» permet de déterminer les heures de début et de fin. Reste ensuite à définir la période à l’aide des sélecteurs de date.

Le bouton Info permet d’ouvrir le lien avec l’action Dolibarr et éventuellement d’accéder au lien du document lié à l’action (propale, commande, intervention…).

Il est possible d’ouvrir la fiche de l’événement Dolibarr depuis l’agenda graphique.

Logiciel de planning et gestion de planning

Événements récurrents

L’agenda supporte la gestion des événements récurrents.

Nota:

  • Les périodes de récurrence très longues sont limitées à une année.
  • Les événements récurrents sont gérés uniquement sur l’agenda graphique.

 

 

Invitations Internes – Externes

L’agenda permet d’inviter à un événement les utilisateurs internes ou externes via leur adresse émail.

La personne concernée reçoit un émail avec la gestion de la confirmation permet de suivre les personnes invitées.

Suppression d’un événement

Appelez la fenêtre « Détails », puis cliquez sur le bouton Supprimer.

Consultation directe sur Tablettes et Smartphones

Un bouton New permet d’établir un nouvel événement sur les tablettes graphiques.

Le glissé déplacé en mode  » touche  »  est également disponible.

Un geste de glissé gauche ou droit permet de naviguer dans une autre période.

Configuration de l’agenda graphique

Se rendre dans la console d’administration (module Caldav)

Raccourci :

Accueil -> Configuration -> Calendrier

La clef à molette permet de modifier la configuration de chaque utilisateur.

Filtre

Un filtre sur le champ «Action » permet de définir les codes action à synchroniser. (cf nomenclature en bas de page)

Les codes action sont séparés par une virgule sans espace.

Le premier définit le type d’action créé à partir du Smartphone dans le mode double sens (cf ci-dessous).

Partage

Agir sur le bouton «Partage Agenda»

Calendriers partagés en lecture : il est possible d’affecter un droit de visualisation en lecture aux collaborateurs de l’organisation.

 

Logiciel de planning et gestion de planning

 

Calendriers partagés en écriture : Le mode écriture donne le droit d’ouvrir l’événement et de le modifier.

Dans l’agenda il est possible ensuite de définir les agendas en partage que l’on souhaite visualiser (lecture seule de l’événement). Ce choix reste ensuite mémorisé jusqu’au prochain changement durant la session.

Logiciel de planning et gestion de planning

 

Pour des questions d’optimisation du temps de réponse, la période de synchronisation est définie par un nombre de jours avant (exemple 3) et après (exemple 30)  le Jour J en console d’administration. Pour cela se rendre sur l’onglet «Paramètres généraux »

Synchronisation sur Smartphone iOS/Android

Deux modes de synchronisation sont possibles. Ils peuvent être utilisées ensemble également.

Synchronisation DoliPlus protocole standard CalDav

Configuration Dolibarr

DoliPlus abrite un serveur d’agendas au protocole standard CalDav.

Ce protocole est pris en charge de façon native sur iOS et nécessite une application additionnelle disponible sur store sur Android.

Dans la configuration, choisir pour une utilisation exclusive avec le protocole standard CalDav.

Règle :

Le type d’action créée via l’agenda sur smartphone est créé sur Dolibarr en reprenant le premier type d’événement paramétré dans la liste des actions à synchroniser définies en console d’administration.

Exemple de codes action : 1,5  —>  l’événement sera créé sur 1 – Appel téléphonique.

Ce calendrier vient se superposer aux autres déjà installés en toute transparence pour l’utilisateur.

Le contenu est indépendant des autres présents, il s’agit des les activer une fois paramétré sur votre téléphone.

Choisir le mode «Caldav DoliPlus» dans la configuration.

Les identifiants URL + Nom utilisateur (login) + Mot de passe sont visibles par administrateur en mode modification et également envoyé par émail depuis la fiche utilisateur via le bouton «Identifiants agenda ».

Nota le «/» de fin dans l’adresse URL du serveur CALDAV est important !

Configuration Android

Plusieurs applications sont disponibles sur le marché.

Exemple d’application :

Configuration de DAVx :

Remplir les informations demandées à l’aide des paramètres fournis.

Le compte mail de l’utilisateur est utilisé,

Les comptes agendas dont j’ai un accès en lecture sont visibles,

Pour activer la synchronisation, les comptes doivent être cochés,

Le lancement de la synchronisation est réalisé avec le bouton bas orange,

Dans l’agenda du téléphone, les comptes sont activables et visibles,

Pour ajouter un événement depuis le téléphone, il faut choir le compte agenda souhaité,

   
Configuration iOS

  1. Allez sur Paramètres sur votre iPhone ou iPad.
  2. Tapez sur Mots de passe et comptes.
  3. Tapez sur Ajouter un compte sous Comptes.
  4. Tapez Autre.
  5. Tapez sur Ajouter un compte CalDAV .
  6. Entrez les détails suivants pour votre compte :Serveur : Adresse URL du serveur d’Agenda fournie
    Nom d’utilisateur : Login utilisateur
    Mot de passe : Le mot de passe fourni
    Description : Donnez-lui un nom afin de faciliter sa reconnaissance.
  7. Tapez sur Suivant dans le coin supérieur droit pour vérifier le compte.
  8. Tapez sur Enregistrer dans le coin supérieur droit.

 

 

Votre compte CalDAV va maintenant commencer à synchroniser avec votre iPhone ou iPad.

Synchronisation Google Agenda

Cette synchronisation permet à partir du moment ou elle est activée, d’établir un lien simple, et selon configuration, double sens afin de répliquer votre agenda DoliPlus.

Cette synchronisation est compatible avec vos téléphones mobiles du type Android ou iOS.

Choisir le mode Google Calendrier dans la configuration.

Puis, agir le le bouton de la colonne «Auth.Google On/Off» pour arriver sur la page de consentement Google.

Renseigner les identifiants du compte à synchroniser (et pas un autre !).

Pour information, une fois synchronisé, ce même bouton de la colonne «Auth.Google On/Off» est utilisé pour révoquer le consentement.

Le bouton de la colonne  «Synchro.Google On/Off» permet d’activer le mode double sens (cf ci-dessous)

Vue sur un agenda Google avec une synchronisation depuis votre Dolibarr.

 

Logiciel de planning et gestion de planning

Le mode de synchronisation peut être simple sens assorti d’un mode double sens si Synchro.Google On/Off est activé (vert)

Dolibarr -> Google  

Google -> Dolibarr (Synchro.Google On/Off)

La synchronisation fonctionne de cette manière :

  • Seuls les types d’actions définies par utilisateur par la console d’administration apparaissent sur le logiciel de planning.
  • Votre calendrier est une réplique du contenu déposé de votre calendrier Google à partir du moment ou la configuration est réalisée.
  • Une action créée sur Dolibarr remonte vers Google immédiatement. Elle peut ensuite être modifiée indifféremment d’un côté ou de l’autre si le mode double sens est activé.

Pour voir une modification apportée depuis Google sur le logiciel de planning Dolibarr, il est nécessaire de rafraîchir votre écran ( ou fonction F5).

La suppression de l’action sur Dolibarr entraîne la suppression immédiate de l’action Google.

La suppression de l’action dans l’interface Google ou depuis l’appareil mobile entraînera la suppression immédiate et sera visible au prochain rafraîchissement de l’écran.

Règle :

Le type d’action créée directement via Google Agenda est créé sur Dolibarr en reprenant le premier type d’événement paramétré dans la liste des actions à synchroniser définies en console d’administration. Exemple 1,5   sera créé sur 1 – Appel téléphonique

 

Intégration du logiciel de planning avec les autres modules DoliPlus

D’autres modules peuvent exploiter les avantages d’une gestion graphique du Planning.

Module Production

Ainsi le module production permet de visualiser les ordres de fabrication.

Module Intervention et Maintenance

Ce module exploite également cet outil de planification des interventions des techniciens.

Module Projet

Ce module tire également le bénéfice d’une intégration du logiciel de planning pour associer facilement par exemple le temps passé sur un R.D.V à un projet. Un calcul de coût horaire  automatique est alors disponible dans la vue projet selon les informations enregistrées dans le module G.R.H

 

Développement de plannings spécifiques

Nos équipes sont à votre disposition pour toutes études.

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