Archivage automatique des mails entrants et sortants dans ERP Dolibarr

Archivage automatique des mails entrants et sortants

Afin de faciliter l’archivage de l’historique de la relation client/ fournisseur, les mails reçus de la part de Tiers et de contacts de Tiers identifiés dans Dolibarr sont  automatiquement rangés sous l’onglet « Archive Mail Fax » de chaque fiche Tiers.

Il est affecté au logiciel une boite mail spécifique et celle ci doit être paramétrée afin de recevoir une copie de tous les mails des utilisateurs bénéficiant de cette fonctionnalité.

Cet archivage automatique des mails entrants et sortants ouvre le champ à un travail collaboratif plus large afin d’augmenter la productivité et la réactivité de service dans le cadre de la relation Client  et/ou Fournisseur.

Cette fonctionnalité évite de perdre du temps dans le classement individuel au sein de chaque boite mail des utilisateurs.

Retrouver un mail est facile, il s’agit de rentrer dans l’espace du client.

Condition d’utilisation du service.

Ce module est activable selon une décision de l’organisation, l’entreprise utilisatrice de ce service.

Il est admis que les mails professionnels concernant un tiers de l’organisation constituent une ressource appartenant à l’entreprise et ne sont pas personnels.

De même, il est considéré et admis par tous les utilisateurs que cette ressource d’information rentre dans le champ d’un travail collaboratif.

Archivage automatique des mails entrants et sortants dans ERP Dolibarr

Principe d’archivage automatique des mails entrants et sortants

Une copie des mails chaque utilisateur est redirigée une boite mail spécifique ( ex: archive@masociete.com). S’agissant d’une copie, l’utilisateur n’est en rien perturbé, et cette opération est pour lui totalement transparente.

Le système analyse les messages reçus. Si le message contient une adresse mail appartenant à la base des Tiers (fiche + contact) alors cette copie est automatiquement rangée sous l’onglet « Archive Mail Fax » de la fiche.

Les mails internes envoyés avec Dolibarr + DoliPlus lors de devis, commande ou factures sont eux aussi archivés.

De plus, si vous utilisez la  messagerie intégrée à Dolibarr  (module messagerie) alors les messages envoyés sont  également classés automatiquement dans l’onglet « Archive Mail Fax » de la fiche  à condition de synchroniser la signature de l’utilisateur avec cette messagerie.

Le système permet sur les messages archivés d’extraire automatiquement  les pièces jointes et via l’onglet GED vous pouvez ensuite déplacer ces documents dans un autre dossier du serveur.

Il est également possible de transférer ce mail en l’éditant via l’interface de messagerie interne de votre DoliPlus.

Nota

Pas d’archivage de mails expédiés vers des Tiers depuis les appareils mobiles sauf paramétrage spécifique. En effet, si une copie n’est pas redirigée vers la boite mail spécifique, aucune action d’archivage n’est possible.

Un mail qui ne concerne pas un contact ou un Tiers enregistré dans Dolibarr n’est pas reconnu, et donc ne sera pas archivé.

Dans la fiche Tiers seul un administrateur peut

  • supprimer de la base une ligne correspondant à un mail,
  • purger l’archive du tiers tout ou partie selon une date,

Lors de l’installation, sur prestation spéciale il est possible de lancer manuellement une récupération des émails présent dans d’autres boîtes mail afin de reconstituer la relation Client par exemple.(Consultez votre support)

Il est également à noter que l’archivage représente une sécurité supplémentaire quant à la protection des données puisqu’il s’agit d’une copie archivée dans Dolibarr.

Accès à l’archivage depuis le Projet

Vous retrouvez la même fonctionnalité au sein du Projet avec un onglet  « Archive Mail Fax », avec les mails et fax des contacts déclarés dans le projet.

 

Archivage automatique des mails entrants et sortants dans ERP Dolibarr

Les Fax – Principe d’archivage

Pour les fax, il faut créer une redirection des fax automatique depuis la machine fax vers sous la forme d’un mail vers  (archive@masociete.com), ou bien directement depuis la console web du fournisseur pour les fax virtuels.

Les phrases de reconnaissance sont définies depuis la console d’administration. Les fax dont les numéros sont présents dans Dolibarr sont directement archivés sous l’onglet « Archive Mail Fax ».

Il est ensuite possible de définir un ou plusieurs utilisateurs responsables du traitement des Fax.

Pour cela,  il faut activer la boite « Boite Fax reçus » dans la console d’administration afin qu’elle apparaisse sur sa page d’accueil. Les fax lus et traités disparaissent de la boite en page d’accueil.

Dans tous les cas, dès réceptions les Fax sont archivés derrière la fiche Tiers.

Seul l’administrateur peut supprimer de la base une ligne correspondant à un fax dans la fiche Tiers.

Accès et confidentialité aux messages archivés

Pour paramétrer vos contacts privés, il faut utiliser la console d’administration dans le module « archives » ou le lien présent depuis l’onglet  « Archive Mail Fax ».

Seul un administrateur peut réaliser cette opération.

Un mail ou un fax appartenant à un contact « Privé » est historisé, mais son contenu n’est lisible que par le propriétaire du contact privé.

Configuration du module Archives

Configuration du module DoliPlus

Se rendre dans la configuration du module et configurer les paramètres d’accès à la boîte « archive » ( ex: archive@masociete.com).

Synchroniser la signature de chaque utilisateur avec la messagerie, vous pouvez ensuite vérifier dans votre Web-mail : Via Messagerie/Préférences/Identités           Cci : xxxx@xxx.com

 

Archivage automatique des mails entrants et sortants dans ERP Dolibarr

 

Configuration de votre serveur de messagerie

Directement depuis votre serveur de messagerie router une copie vers xxxx@xxx.com

Ou si vous utilisez Gmail exemple :

Depuis l’interface Gmail Via Paramètres/ Transfert Pop/Imap, dans Tranfert ajouter une adresse de transfert : xxxx@xxx.com et confirmer via code reçu en retour. Laisser une copie des messages sur le serveur Gmail.

 

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