Pourquoi une GED (Gestion Électronique de documents)

Objectif zéro papier, le classement est chronophage, chercher un document l’ai également !

La gestion électronique de documents ou GED est un  système informatisé qui permet la numérisation et l’archivage des documents de votre entreprise.

Les entreprises qui dématérialisent sont celles qui gagnent en efficacité, en compétitivité en termes d’organisation.

La solution GED Doliplus vous permet de gérer et de maîtriser l’ensemble des documents de votre entreprise en lien avec votre ERP.

Le classement de tous les documents et données de la GED se fait dans un coffre-fort électronique, les transferts sont  protégée grâce à la connexion SSL en standard dans DoliPlus.

Méthode de classement de la GED interne de votre ERP Dolibarr

GED (Gestion Électronique de documents) Dolibarr

Le Multipoint logique de la GED (Gestion Électronique de documents)

Développez le réflexe du classement Dolibarr, grâce aux multipoints d’entrés logiques, une GED (Gestion Électronique de documents) Dolibarr derrière chaque :

  1. devis,
  2. commande,
  3. facture,
  4. projet,
  5. intervention,
  6. espace global partagé

Classez derrière chaque point d’entrée une note ou des documents quelque soit leurs formats Doc, PDF, Xls,… votre GED (Gestion Électronique de documents) DoliPlus organise et normalise le classement pour l’entreprise. Toute personne connait la logique de classement dans DoliPlus et ainsi peut retrouver en quelques clics le document désiré.

Exemple:

  • la note de calcul du devis est dans la GED du Devis
  • La documentation commerciale est dans le Menu GED générale
  • La facture du fournisseur dans le dossier GED de la Facture fournisseur,
  • Les documents d’ouverture de compte de votre client sont dans la GED de votre client,
  • Les photos ou documentation de vos produits et services sont dans la GED du Produits/Services

Liaison Scanner

Votre scanneur est paramétré pour pointer vers le dossier « scan » de votre serveur DoliPlus ? Alors, récupérez et classez ensuite vos documents scannés facilement dans vos dossiers de la GED (Gestion Électronique de documents). Cette une fonctionnalité standard dans DoliPlus, demandez au support vos codes d’accès gratuits.

GED – Dossier Scan – Scanner et Transfert

Liaison Messagerie

Envoyer un mail avec pour pièce jointe un document de votre GED n’a jamais été aussi facile avec messagerie interne DoliPlus. Un Accès est disponible pour explorer votre GED et sélectionner les documents à envoyer.

Votre WebMail est aussi lié à votre GED (Gestion Électronique de documents), vous pouvez extraire automatiquement les pièces jointes d’un email pour les intégrer dans un des multipoints logiques de votre GED.

Avec votre WebMail, vous pouvez aussi sélectionner les documents à envoyer classés sur votre GED.

Liaison GED  privée MonCloud

Si vous disposez d’un espace MonCloud DoliPus, alors celui est connecté à votre GED (Gestion Électronique de documents) Dolibarr. Votre espace  MonCoud dispose également de possibilités de passerelles avec d’autres stockages en nuage tels que Dropbox ou Google drive.

Gestion des droits

Une gestion des droits sur les dossiers de la GED Générale ainsi que la GED Tiers permet de définir des autorisations.

Gestion de droits – Sous-dossiers dossier GED Générale

Il est possible de surseoir aux droits de la GED générale afin de permettre à certains utilisateurs de retrouver des droits complets afin de Consulter/Télécharger et Déposer des documents, même si celui-ci ne dispose pas de droits.

Un bouton dans la GED générale permet d’accéder à l’interface qui liste les dossiers de niveau I et d’attribuer les utilisateurs avec des droits complets.

Nota :
Si les noms des dossiers changent alors il faut re paramétrer les droits sur ce dossier.

Cas d’utilisation :

Les utilisateurs possèdent un droit général limité en consultation, l’autorisation sur certains dossiers leur permettra de déposer également des documents sur ces sous-dossiers.

Liaison GED et NAS

Par exemple si vous disposez d’un NAS connecté au Web, il est possible d’établir une liaison vous permettant de faire glisser vos documents de votre GED DoliPlus et votre stockage NAS

Une vidéo en exemple ici.

Comment mettre en place ce connecteur coté DoliPlus. Depuis Accueil -> Configuration ->GED

Pour une connexion depuis DoliPlus, les paramètres classiques pour accéder en FTP ou mieux FTPS au NAS sont requises

  • Adresse publique du serveur
  • Login
  • Mot de passe
  • N° du Port

Conseil : Tester les paramètres au préalable dans un navigateur ou un logiciel FTP  du type  Filezilla

Par ailleurs les configurations du NAS et du routeur sont nécessaires.

  • Configuration du serveur FTP sur le NAS
    • Port 21
    • Activation SSL / TLS
    • FTP Passif sur la plage de ports 55536-55735
  • Configuration du modem/routeur Orange, SFR ou autre.
    • Redirection du port 21 vers adresse IP local du serveur NAS
    • Redirection de la plage de ports passif 55536-55735 vers adresse IP local du serveur NAS

Liaison Dropbox ou Google Drive et GED

Il est possible d’ajouter d’autres stockages externes en Nuage comme une DropBox ou Google Drive.

Rentrez les paramètres dans le module Cloud de DoliPlus pour voir apparaitre un dossier Dropbox.

Caractéristiques de l’explorateur de la GED (Gestion Électronique de documents)

Télécharger un document

DoliPlus embarque une GED (Gestion Électronique de documents) avec un explorateur moderne par glissé-déplacé pour interface.

La Lecture des documents du type PDF et des images depuis un Pc, une tablette ou un smartphone est possible dans DoliPlus sans autres applications

Gestion des images

Des outils pour redimensionner les images, les recadrer, les pivoter sont embarqués dans votre explorateur.

GED (Gestion Électronique de documents) Dolibarr

  • Toutes les opérations avec des fichiers et dossiers sur un serveur distant (copier, déplacer, télécharger, créer de dossier / fichier, renommer, etc.)
  • Fichier à télécharger avec le soutien Drag & Drop HTML5
  • Liste et vue Icônes
  • Les raccourcis clavier
  • Les méthodes standard de fichier de sélection / de groupe en utilisant la souris ou le clavier
  • Déplacer les fichiers / Copie avec Drag & Drop
  • Archives création / extraction (zip, rar, 7z, tar, gzip, bzip2)
  • Menus contextuels riches avec barre d’outils supplémentaires
  • Aperçu rapides des fichiers types PDF, images, Vidéo
  • Modifier les fichiers texte et les images (rotation, recadrage, redimensionnement)
  • Calculer la taille de répertoire
  • Vignettes pour désigner les fichiers d’image
  • Intégré avec votre éditeur de texte et la messagerie interne + WebMail
  • Configuration flexible des droits d’accès, les types de fichiers de téléchargement,

La GED sur tablette en mobilité

GED (Gestion Électronique de documents) Dolibarr

En mobilité et notamment, sur tablette pensez à utiliser les icônes pour accéder aux fonctionnalités accessibles avec une souris sur votre PC ou Mac au bureau ou bien utilisez les menus contextuels avec une pression longue sur le document.

Les raccourcis clavier

Retrouvez les raccourcis Windows dans votre GED, les principaux sont :

  • Actualiser : F5
  • Précédent BACKSPACE
  • Suivant SPACE
  • Copier CTRL+C
  • Couper CTRL+X
  • Coller CTRL+V

Les autres raccourcis  se trouvent derrière le pictogramme  ? de votre GED

Exemple de gestion d’image.

GED (Gestion Électronique de documents) Dolibarr

  • Pré visualisation du PDF dans l’explorateur

    GED (Gestion Électronique de documents) Dolibarr

     

MonCloud la GED Privée

L’appellation « Cloud » (« nuage » en anglais ) désigne l’externalisation de vos données sur des serveurs distants, ce qui évite notamment d’avoir à stocker ces dernières sur un poste local.

L’intérêt est d’accéder à ses données depuis n’importe quel ordinateur connecté à Internet et de les synchroniser sur plusieurs appareils.

MonCloud est un espace réservée non partagé, le vôtre. Les documents déposés dans MonCloud ne sont pas visibles par les autres utilisateurs.

De plus, si vous souhaitez accéder à votre dossier MonCloud depuis vos appareils mobiles Android ou Iphone, Ipad, son Pc Windows ou Mac de bureau cela est possible en utilisant le protocole standard appelé WebDAV.

Selon les cas il faut télécharger des applications standard vous permettant de vous connecter en indiquant :

Adresse (url)   + login + Mot de passe de votre session Dolibarr + DoliPlus

Nota :

Pour obtenir l’adresse (url) du serveur cliquez sur le bouton «Identifiants MonCloud» dans votre fiche utilisateur afin de recevoir vos identifiants complets par mail. Il est ensuite plus simple de faire un copier collé depuis votre messagerie…

Cette adresse se termine par un slash (/), c’est important de ne pas l’omettre.

Certain appareil possède un service de découverte qui tronque l’adresse, pour contourner cela enregistrer puis revenir en modification pour forcer l’adresse complète.

Si le protocole est demandé choisir Basic.

Applications tierces de synchronisation

Quelques exemples d’applications donnés à titre indicatif que nous avons testé.

En générale ces applications on une version gratuite (free) et payante (Pro) vous permettant de tester le service.

Synchronisation Pc Windows

Allway Sync  (Pc, Synchro bi directionnelle possible) : https://allwaysync.com

WebDrive   ( évaluation 30 jours) :   https://webdrive.com

Synchronisation Android

WebDAV Navigator Lite (aussi sur Ipad) : https://play.google.com/store/apps/details?id=com.schimera.webdavnavlite

WebDavDroid Lite (Free) : https://play.google.com/store/apps/details?id=com.dev_android.webdav.free

Synchronisation IOS

WebDAV Navigator Lite (aussi sur Android) :  http://itunes.apple.com/fr/app/webdav-navigator/id382551345?mt=8

My WebDAV : http://itunes.apple.com/us/app/my-webdav/id514325817?mt=8

 

Il en existent d’autres … – les mots clefs sont «client WebDav», la notion de client s’oppose à serveur, le serveur étant DoliPlus, le client étant l’application permettant de se joindre le serveur.

 

Gestion des droits MonCloud

Se rendre dans le chapitre correspondant et ajuster les droits

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