Gestion des interventions ERP Dolibarr

Introduction- Gestion des interventions

Le module de Gestion des interventions permet de gérer des déplacements pour des installations de matériels, des travaux, des actions de maintenances.

Il est associé à une gestion de parc de matériel, hautement personnalisable par l’utilisateur via la création de formulaires avec boutons radio, cases à cocher, liste déroulante, …

La gestion du parc permet de consigner les pièces changées, mesures, relevés, options associées, commentaires, alerte devis, de nouvelles programmations.

Le module permet une programmation des RDV sur planning général et/ou/ sur les agendas par techniciens.

Ces agendas sont synchronisés en temps réel avec des agendas Google installés sur Smartphones IOS ou Android et permettent de profiter de la géo localisation embarquée sur les mobiles.(documentation)

Les RDV contiennent toutes informations utiles. Adresse de l’intervention, N° de la fiche d’intervention, contact, téléphone, adresse, consignes particulières,

Dolibarr ++ DoliPus pleinement compatible mobilités sur tablettes +4G, donnent tous les outils durant l’intervention afin de retrouver les documentations techniques, opérer aux commandes de pièces détachées, vérifier les stocks multi entrepôts, …

Les interventions sont associées à des contrats de services ou des commandes clients.

Des statuts permettent de jalonner la vie de l’intervention et via des tableaux de gestions et de donner une vue générale des interventions selon leurs états.

Associé au module ticket-Assistance, le module d’intervention permet de reprendre les informations liées à la demande d’assistance du client final exprimée soit par téléphone ou par un extranet internet.

Une gestion des documents du type PDF, Excel est associée afin de remplir des formulaires, rapport de contrôles en amont ou en aval de l’intervention selon les données enregistrées dans le parc. Ces documents sont personnalisables par l’utilisateur à partir de matrices.

Couplé à une messagerie et une GED – Gestion Électronique des Documents, ce module donne accès à tous les outils de gestion au quotidien pour une grande productivité.

Utilisation du module de Gestion des interventions

Création de l’intervention.

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Elle se réalise directement à partir de la fiche client ou du module Ticket assistance.

Un contrat de service ou une commande client est nécessaire

Plusieurs associations peuvent être créées. Exemple un contrat de service + une commande sur une opération hors contrat.

Cette étape permet d’organiser par la suite la facturation client éventuelle.

Un service de maintenance attaché au contrat permet de lier un matériel du parc appartenant au client final.

Ce service doit décrire la prestation de service vendue et les conditions particulières telles que forfait de pièces détachées, …

Contacts et Adresses.

L’onglet permet de sélectionner une adresse d’intervention,  le nom de l’interlocuteur sur place et éventuellement le non du contact de la prise de RDV.

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Prise de RDV

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Selon les métiers, la distance, les conditions d’accès au site, … il peut être indispensable de s’assurer la prise de RDV. Pour cela la demande de RDV peut être encadrée par le processus suivant.

  1. Identification du contact chargé de l’accord et de l’organisation du RDV chez le client.
  2. Un RDV est porté sur un planning général afin de planifier de façon provisoire l’intervention.
  3. Une confirmation pré remplie du RDV est éditable à partir de l’interface. Elle regroupe les informations nécessaires tel que date, heure, adresse …. Cette demande pour être transmise par fax, email via l’interface.
  4. En retour de cette confirmation le statut de l’intervention doit évoluer vers « RDV confirmé », cela permet de libérer la possibilité d’affecter l’intervention au planning du/des techniciens/intervenants.

Planification des maintenances récurrentes ou préventives

Selon les métiers des solutions existent afin de planifier à l’avance les futures interventions selon qu’elles soient liées à un contrat de services ou des commandes ponctuelles ouvertes sur une période.

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Gestion du Parc

Le module de Gestion des interventions inclut une gestion de Parc de matériels.

Le parc est accessible à tout moment depuis l’onglet Parc sur la fiche du tiers. Selon paramétrage du module, des tables complémentaires peuvent être liées.

  • Table des options des produits associés. Des produits référencés dans la base des produits générale peuvent être associées + quantités.
  • Tables des pièces changées lors des interventions sur le matériel du parc.
  • D’autres tables spécifiques telles que la gestion des compteurs de copies couleur et noir et blanc de photocopieurs

Stock

Pour les produits associés à une commande, une vue sur les différents entrepôts + commande fournisseurs permet de préparer et de vérifier la disponibilité du matériel nécessaire à l’intervention. Une gestion de statut permet de baliser cette étape.

Éditions des documents et GED

Associée à une gestion de parc matériel client, l’intervention requiert la saisie d’informations et bien souvent leur édition en amont/aval de l’intervention.

La gestion des documents à été pensée afin de rendre les exploitants utilisateur du module d’intervention et de maintenance DoliPlus le plus autonome possible une fois dépassée l’étape de configuration initiale.

Ainsi des matrices Excel déposées contenant selon une codification de champs variables sont déposées dans le menu outils/gestion des matrices /Excel. Ces matrices peuvent être ensuite déclarées dans la gestion des documents du module afin d’être disponibles dans la liste des documents éditables au sein de l’intervention.

Les documents signés par les clients finaux tels que Procès verbal de réception, rapport d’intervention, … peuvent être scannés et directement transmise dans le dossier «scan» de la GED de DoliPlus. Un glissé déplacé du document par de le ranger dans la GED de l’intervention.

 

Signature des documents

Une option permet d’activer un Onglet « Signature » à destination des personnes visitées en intervention.

Une image auto ajustée éliminant les blanc superflus est stockée temporairement dans la GED.

 

 

De même, les intervenants sous contrat ou salariés peuvent enregistrer leurs signatures, paraphes ou identifiants manuscrits.

 

Ces informations peuvent être ensuite être utilisées pour l’édition de documents d’intervention ou de procès-verbaux.

Facturation

Un statut permet aux intervenants/techniciens d’indiquer au service en charge de la facturation éventuelle de la fin de l’intervention.

Le service facturation peut ensuite reprendre selon les données des contrats associés à l’intervention la gestion administrative du dossier.

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Associer aux Contrats de Services  le matériel du parc

Il est possible d’effectuer une association entre un Service et un ou plusieurs matériels du parc au sein de la gestion des Contrats de Services.

PARC2

Le service permet de définir quel type de prestation est associée à l’intervention sur le matériel du parc. Exemple : Maintenance annuelle + remplacement de pièces pièces d’usure….. Non compris….

Dans la vue Parc sur le tiers, les contrats associés sont immédiatement visibles.

PARC1

Cette association Parc + service d’un contrat de service est reprise automatiquement dans la création d’une intervention sur un matériel du parc. Ainsi, vos interventions sont liées à la définition d’un contrat commercial qui pourra donner lieu ou non à une facturation.

Il est également possible de déclencher une intervention depuis le contrat de service.

Cloner un matériel du Parc

Très utile dans l’enregistrement de matériels de parc important, la fonction permettant de dupliquer ou de cloner est accessible depuis la vue en mode consultation du parc à partir par exemple de la fiche du tiers. voir

Dans cette opération un tag provisoire est ajouté au numéro de série pour repérer plus facilement le matériel et éviter doublon.

Il convient ensuite de revenir en modification sur le matériel et d’effectuer les modifications nécessaires.

 

Paramétrage du module

Les statuts de l’intervention

Selon les métiers et les types d’interventions, les statuts sont modifiables et personnalisables selon le dictionnaire en console d’administration.

Les champs du parc sont personnalisables

Généralement sans codage additionnel, cette opération est réalisable par un utilisateur formé à l’utilisation du module Myfield.

Champs complémentaires au formulaire général de l’intervention

Généralement sans codage additionnel, cette opération est réalisable par un utilisateur formé à l’utilisation du module Myfield.

Le groupe devant être utilisé pour l’onglet « planification » de fiche d’intervention est le groupe IN.

Le groupe devant être utilisé pour l’onglet « intervention» de fiche d’intervention est le groupe OUT.

Les documents sont personnalisables

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Générés à partir de matrices Excel, ces fichiers contiennent également des balises variables en vue de substitution lors de l’édition afin de représenter les données à afficher.

Les type de sorties disponibles sont XXXX.xls ou XXXXX.pdf ou les deux en même temps

Les documents utilisent le principe des variables de substitution avec des règles particulières. Des tags sont à ajouter entre {}.

Attention il est conseillé de saisir au clavier les variables de substitutions et non de les copier. En effet, des caractères invisibles à l’oeil nus peuvent rendre inopérants la substitution

Pour les informations liées au parc, la syntaxe est la suivante :

Les noms des variables utilisées pour les informations du parc sont les mêmes que celles des attributs définis pour le formulaire du parc

{Parc-nom_de_la_variable}

Exemple:
{Parc-Desig} : Prestation   (liée au contrat et au service associé)
{Parc-qty}     : Quantité (liée au contrat)
{Parc-MarqueArt}: Marque
{Parc-NumSerie}: N° de série
{Parc-Localisation}: Lieu d’implantation
(Pour le nom des variables se reporter au tableau Myfield du Parc)

Pour les informations liées à une commande client, la syntaxe est la suivante :

{Inter-nom_de_la_variable}

Exemple:

{Inter-cde} : le libellé + description de la ligne de commande

{Inter-qty} : La quantité de la ligne de commande

Pour les informations liées à l’intervention, la syntaxe est la suivante :

{Divers-nom_de_la_variable}

Exemple:

{Divers-adressedonneurordre}    : Adresse du donneur d’ordre
{Divers-dateinter}    : Date d’intervention
{Divers-adresseproprio}    : Adresse du propriétaire
{Divers-technicien}: Nom du Technicien
{Divers-adressepose}: Adresse d’implantation
{Divers-n°inter}    : Intervention N°
{Divers-contactrdv2}    : Coordonnées du Contact RdV
{Divers-contactinter2} : Coordonnées du Contact Sur Place

{Divers-note_public}: La note publique de la FI
{Divers-note_private}: La note privée de la FI
{Divers-description}: La description de la FI

{Divers-contrat} : Les références des contrats liés à l’intervention

{Divers-ref_interne} : Les références internes des contrats liés à l’intervention
{Divers-ref_client} : Les références clients des contrats liés à l’intervention

{Divers-signature_client} : Signature client

{Divers-signature_intervenant} : Signature intervenant

Les champs personnalisés de l’onglet « Planning » sont repris de la façon suivante

{Divers-nom_du_champ_personnalisé} : Valeur du champ personnalisé

Nota:

[!– BEGIN row.lines –]  et [!– END row.lines –]   : Sont les délimiteurs du tableau itératif voir exemples fournis pour l’utilisation.

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Paramétrage spécial du sous-module gestion des compteurs de photocopieurs.

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