Importer de nouveaux contacts dans son CRM

Dolibarr + DoliPlus est un outil très efficace dans votre stratégie de conquête de nouveaux clients. Il peut être utile de mener des actions de qualifications ou autres actions de marketing direct à partir de fichiers ou liste de contacts du marché.

DoliPlus facilite cette opération à partir d’un programme d’importation et une matrice au format Excel qui permet en une seule opération de :

  • Importer des Tiers en mode création ou mise à jour,
  • Importer les contacts associés au Tiers en mode création ou mise à jour,
  • Ranger dans une catégorie existante ou nouvelle catégorie le tiers importé,

La vidéo permet de se familiariser avec l’utilisation de cette fonctionnalité.

Notre programme de formation vous permet de former vos collaborateurs.

Nota:

Il est important de bien respecter les consignes d’utilisation afin de ne pas compromettre vos données.

Préparation du fichier d’importation

Importer des contacts dans son CRM Dolibarr

Vos fichiers doivent être mis au format selon la matrice Excel téléchargeable depuis l’interface.

  • La matrice Excel contient les consignes ou codes utilisés pour préparer le format de données à importer.
  • La syntaxe des entêtes doit être respectée.
  • L’ordre des colonnes reste libre, seules les colonnes présentent seront traitées.
  • Utilisez le Mémento des codes Dolibarr pour remplir les colonnes d’informations optionnelles qui demandent une interprétation des données avant import comme la Civilité.

Vos Fichiers doivent être convertis au format CSV avant de le déposer dans le dossier de la GED de DoliPlus ‘Import Tiers’.

Après avoir déposer dans la GED le fichier, faire un double clic sur le nom du fichier pour le faire apparaître à côté du bouton «Vérifier le fichier».

Les 300 premières lignes sont affichées pour un contrôle rapide du format. Le début du fichier doit apparaître comme dans un tableur.

Testez le fichier par sélection d’un nombre restreint de lignes après l’avoir déposé dans le dossier «Import Tiers» du Serveur.

Nota:

Spécifier si le fichier correspond à des prospects, clients, fournisseurs. Les importations mixtes ne sont pas prise en charge. Le programme d’importation ne traite pas les Tiers ayant une double appartenance comme CLIENT + FOURNISSEUR par exemple.

Distinguer les Tiers et les Contacts

L’importation gère les Tiers et les contacts associés en une seule opération lorsqu’ils sont situés sur la même ligne. Le Contact est alors qualifié par le NOM et PRENOM. Les adresses du tiers et du contact seront identiques.

Dans le cas d’importation de plusieurs contacts pour un seul tiers, un marqueur T ou C sera utilisé à travers la colonne TIERS_CONTACT pour indiquer au programme s’il s’agit d’un Tiers ou d’un Contact sur chaque ligne. Ainsi, le Tiers ne sera créé qu’une seule fois et les contacts seront ajoutés au Tiers. Chaque Contact pourra posséder son adresse propre.

L’importation prend en charge le traitement de fichier important via une tâche de fond. Si il s’agit d’une quantité faible, l’import sera immédiat. Un email vous prévient lorsque l’import est réalisé en tâche de fond.

Un rapport technique est disponible dans la GED de l’importation pour contrôle ou analyse sur d’éventuelles erreurs (sous dossier rapport)

Affecter les tiers à une catégorie

Afin d’affecter les tiers à une catégorie remplir a colonne « CATÉGORIE » avec le nom de la catégorie créée dans Dolibarr au préalable.

Si la colonne catégorie n’est pas trouvée lors de l’importation, le programme créera la catégorie Clients/Prospects.

Il est également possible d’affecter globalement une catégorie lors de l’étape de validation du fichier avant le lancement de l’import (prioritaire sur champ colonne) .

Étape de validation du fichier

Importer des contacts dans son CRM Dolibarr

Le fichier au format CSV sélectionné doit s’afficher à la manière d’un tableur.

  1. Validez les champs et le contenu en aperçu,
  2. Sélectionner (IMPORTANT) par la case à cocher le comportement du programme pour une Insertion ou Mise à jour en cochant la case  » Insérer uniquement – Pas de Mise à jour pouvant écraser des valeurs existantes ». En mode « Mise à jour » si un tiers Dupont se trouve dans votre fichier il mettra à jour le tiers ou le contact du même Nom ou Nom + Prénom dans votre CRM, dans le cas contraire il créera la fiche du tiers ou du contact.
  3. Remplir les autres champs optionnels, puis validez.

Nota : « Ni prospect Ni client » correspond aux Suspects dans DoliPlus

Importer des contacts dans son CRM Dolibarr

Mise à jour de la base Tiers et Contacts

Il est possible d’utiliser le même outils pour lancer des opérations de mise à jour en masse de votre base de données.

Il est préférable de travailler à partir d’un fichier exporté au préalable, de modifier le contenu puis de l’importer à nouveau.

Pour exporter les Tiers et les Contacts par type, utilisez :

Menu outils -> Assistant export->Nouvel export DoliPlus ->9301 LISTE DES TIERS + CONTACTS PAR CATEGORIE CLIENT PROSPECTS ET/OU TYPE – FORMAT IMPORT

Conserver la colonne ID qui servira à identifier les noms de sociétés (Tiers) par l’identifiant interne en base de données (champ technique) lors de l’importation.

La présence de cette colonne ID  permet notamment de modifier le nom des Tiers puisque le nom n’est pas utilisé pour identifier le Tiers lors de la mise à jour.

Mise à jour des champs personnalisés lié au Tiers

Il est possible d’associer les champs personnalisés dans la mise à jour, le plus simple est d’utiliser un export pour comprendre la syntaxe du nom de la colonne qui est plus complexe.  Syntaxe :  MYFIELDS_COMPANY:NOM_DE_L_ATTRIBUT:FK_OBJECT

Menu outils -> Assistant export->Nouvel export DoliPlus -> n° 9303 : LISTE DES TIERS + CHAMPS PERSONNALISES PAR CATEGORIE CLIENTS/PROSPECTS ET/OU TYPE – FORMAT IMPORT 

Restriction

L’unicité, le format des codes comptables s’ils sont renseignés ne sont pas vérifiés lors de l’importation.

Le programme d’importation ne traite pas les Tiers ayant une double appartenance comme CLIENT + FOURNISSEUR par exemple.

 

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