Introduction

DoliPlus apporte une gestion de la note de frais intégrée à votre Dolibarr.

  • Le module « Note de frais+ » permet de créer/modifier/valider des notes de frais, réaliser les paiements de ces notes, les envoyer par émail, joindre des justificatifs, etc.…
  • Le module inclut une liste de dépenses prédéfinies (« Restaurant », « Avion », « Taxi », …) et permet le calcul des frais kilométriques à partir du véhicule sélectionné et du nombre de kilomètres (le barème appliqué est celui de l’URSSAF de cette année).
  • Il est possible de modifier/rajouter des types de dépenses et de modifier le barème utilisé pour le calcul des frais kilométriques pour chaque catégorie de véhicule.

Fonctionnalités

  • Possibilité de spécifier les droits par utilisateur (création/édition/validation de notes, envoi par émail, etc.),
  • Possibilité de rajouter/éditer/supprimer les dépenses prédéfinies. Chaque dépense est associée à un taux de TVA,
  • Création d’un fichier PDF récapitulant la note de frais avec ses pièces jointes scannées en un seul document PDF. Envoi de ce PDF par émail,
  • Calcul automatique des frais kilométriques en fonction du type de véhicule sélectionné et du nombre de kilomètres effectués (barème de l’URSSAF  entièrement modifiable),
  • Affichage des statistiques par utilisateur ou par client,
  • Le module est lie chaque utilisateur à un compte tiers fournisseur afin de transformer la note de frais en facture d’achat. Il est possible ensuite d’effectuer des règlements de notes de frais éventuellement en virement SEPA via la facture fournisseur créée. Les écritures sont transférées lors des exports vers la comptabilité,
  • Possibilité de lier un client à une dépense,

Configuration

Le module doit être activé et apparaitre dans le menu Outils.

note de frais intégrée à votre Dolibarr

Choisir dans le menu gauche «Configuration» puis définir par utilisateur.

Onglet – Comptes

  • Le compte fournisseur associé
  • La catégorie de véhicule

note de frais intégrée à votre Dolibarr

Onglet- Dictionnaires

Permets de personnaliser les données.

  1. Types de dépenses
  2. Tranches Frais kilométriques
  3. Catégories de  véhicules
  4. Catégories de  paiements
  5. Barèmes Frais  kilométriques

Nota :

Pour les «Types de dépenses» il est nécessaire d’ajuster les codes comptables fournis par défaut à celui de votre plan comptable enregistré dans le module comptabilité. Cela permettra d’assurer une bonne ventilation de chaque dépense au sein des factures fournisseurs.

Onglet – Configuration

Permet de définir :

  1. Modèle de numérotation des notes de frais
  2. Modèle de PDF pour la génération des notes de frais
  3. Groupe de validation : Les utilisateurs appartenant à ce groupe pourront valider les notes de frais
  4. Événement automatique lié aux notes de frais

Validation d’une note de frais
Envoi par e-mail d une note de frais
Paiement d’une note de frais
Annulation d’une note de frais

Saisie d’une note de frais

Rentrer les totaux HT ou TTC  de la dépense selon le type de frais.

La colonne quantité doit être toujours à 1, car c’est le total qui est saisie sauf pour la quantité de Km parcourus.

Se reporter également au tutoriel vidéo.

 

Édition du document PDF

Au lancement de la génération du PDF, les pièces déposées dans la GED seront assemblées à la suite du tableau de la note de frais. Les pièces jointes peuvent être des images ou bien des fichier PDF.

Pour éviter un assemblage déposer les pièces dans un sous-dossier «ne_pas_assembler» de la GED.

Une erreur peut apparaitre si les fichiers du type PDF ne peuvent être ouverts afin de les assembler. Dans ce cas il est conseillé de générer un autre PDF par impression de celui-ci puis de le remplacer dans la GED. Plusieurs méthodes existent :

  • Pour les utilisateur de Windows 10 il est possible d’ouvrir le fichier en local sur votre machine via votre lecteur de PDF puis de lancer une impression virtuelle du document en choisissant «Microsoft Print to PDF».
  • Scanner le document
  • Le transformer en image

 

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