Relance des Factures impayées échues – Introduction

Pour prévenir d’éventuelles tensions au niveau de la trésorerie et retard de paiement de clients vous devez systématiser la relance des factures impayées.

DoliPlus vous permet d’automatiser la relance des factures impayées via courrier postal et/ou mail selon un protocole jusqu’à 4 étapes : si le client refuse toujours de payer, alors d’autres démarches devront être mises en œuvre.

Le module propose par défaut des modèles de lettre de relance de factures impayées. Ces modèles sont personnalisables avec notamment des variables de substitution.

L’envoi d’une lettre de relance des factures impayées peut être effectué une fois que le délai de paiement de la facture est dépassé.

Vous pouvez accéder à la configuration de cette fonction depuis le paramétrage du module de comptabilité.

Le tableau de synthèse des factures relancées est disponible depuis le Menu Vente -> factures Clients -> relance des impayées.

Relance des Factures impayées dans votre Erp

Principe de la relance des Factures impayées dans votre ERP

Les factures clients en retard de règlement sont relancées selon une série de courriers pré définis, représentant jusqu’à 4 niveaux de relance maximum.

Deux modes de fonctionnement :

  • Mode Automatique : Une tâche de fond est paramétrée par votre support DoliPlus (sur demande au support) pour agir à fréquence déterminée (ex quotidienne, semaine)
  • Mode Manuel : Via un bouton de commande sur l’interface (seule la relance courrier postal est disponible dans ce mode).

Pour un client disposant de multiples factures en relance. Les factures sont regroupées selon le niveau de relance. Une relance est ensuite adressée pour chaque niveau de relance.

La console d’administration du module de relance des factures impayées

La console d’administration du module comptabilité permet de paramétrer différentes options. (Configuration / onglet «Relance de factures impayées»)

Une option générale permet de définir si l’adresse mail ou postale utilisée pour la relance est celle de la fiche du Tiers ou celle d’un  contact défini par défaut.

L’affectation de contacts par défaut sur chaque client est nécessaire afin de définir avec précision l’adresse postale et /ou l’adresse mail du contact à relancer surtout si un centre de facturation différent de la fiche du Tiers est utilisé par l’un de vos clients.

Pour désigner un contact du Tiers A dont l’adresse doit correspondre à l’adresse de facturation sélectionner le type  «contact client Facturation ».

Pour désigner un contact pour le Tiers A en charge du suivi des règlements, sélectionner le type  «Contact client en charge des règlements ».

Nota:

  • Si un Tiers n’a qu’un contact du type «contact client Facturation », c’est cette adresse postale ( et/ou mail) qui sera utilisée.
  • Si un tiers à ces deux types de contacts, c’est l’adresse mail du contact  «Contact client en charge des règlements » qui sera utilisée.
  • Délai de tolérance initial : Le délai de tolérance avant retard sur une facture est défini en console d’administration pour tous les clients.
  • Délai entre deux relances en jour(s): Par la suite, les relances s’enchainent selon le délai inter relances lui aussi défini via la console d’administration.
  • Nombre maximum de relances: Le nombre de relances peut être réduit.
  • La présence de la facture au format PDF est obligatoire dans le dossier GED de la facture du client. Elle n’est pas re générée par le module.

Vérifier le statut des factures en «Règlement commencé» car celle-ci seront relancées.

Relance des Factures impayées dans votre Erp

Relance par email.

Ce processus peut être à 100 % automatisé.

Une copie peut être adressée au gestionnaire ou au cogestionnaire du compte client

Une copie de la facture est systématiquement jointe au courrier.

Si un mail n’est pas trouvé, le cas par défaut de la relance par courrier s’applique.

Relance par courrier.

Un PDF  fusion de tous les courriers de relance + factures associées est disponible avec la date du jour sur l’interface. Afin de procéder aux relances par courrier, une édition globale + mise sous pli reste à réaliser.

Relance des Factures impayées dans votre Erp

Exclusions de comptes tiers.

Afin d’exclure des tiers d’une relance automatique, créer une catégorie, affecter ces tiers à cette catégorie, puis la désigner la catégorie dans la console d’administration du module comptabilité.

Exclusions de modes de règlements.

Afin d’exclure le mode de règlement par prélèvement, préciser son exclusion.

Variables de substitutions utilisées dans le courrier.

Afin de personnaliser, les courriers prédéfinis et les sujets des mails les variables de substitutions suivantes sont utilisées :

{facture}= Représente la liste des factures avec montant TTC et date limite de règlement.

{relance}=Niveau de relance (1,2..)

Par compatibilité le symbole $ peut précéder les variables

Nota :

Toutes les actions de relances sont mémorisées par le programme, et l’historique peut être consulté à tout moment sur l’interface.

Un rapport au format texte daté du jour reprenant une synthèse des actions est également consultable

 

Relance des Factures impayées dans votre Erp

 

Exemple d’un courrier de relance de factures impayées

 

Relance des Factures impayées dans votre Erp

 

 

Relance manuelle de factures Dolibarr clients impayées

Se reporter au chapitre Relance de factures Dolibarr de clients impayées

 

Relance de factures préventive Dolibarr

Se reporter au chapitre Relance de factures Dolibarr de clients impayées

En rapport Mémos

Print Friendly, PDF & Email