Cette documentation  se reporte à nouvelle version 2020 de la messagerie. Cette version est adaptative (responsive) aux écrans de smartphones

Gérer sa messagerie professionnelle depuis DoliPlus

 

      • Une session ouverte de DoliPlus permet via le Menu Messagerie d’accéder à votre messagerie à partir d’un PC, Mac tablette ou Smartphone,
      • Vous avez la possibilité de gérer plusieurs messageries quelque soit le fournisseur (IMAP),
      • Liaison avec la Gestion des documents – G.E.D de DoliPlus ( pièces jointes entrantes ou sortantes),
      • Carnet d’adresses avec synchronisation des contacts de DoliPlus,
      • Bibliothèque de message pré enregistré,
      • Filtre anti spam,
      • Gestion des absences et congés,
      • Marquage des messages par couleurs selon la source ou l’expéditeur,
      • Filtres automatiques de classement,
      • Notification sur le bureau des messages entrants,
      • Création de dossiers pour ranger vos messages par rubriques,
      • Signature personnalisée,
      • Archivage des mails sortants avec l’utilisation du Module Archives fax mail de DoliPlus,
      • Possibilité de déclaration de votre messagerie dans le navigateur (Tous les liens mails sortants de vos pages sont routés vers cette interface)

Configuration des comptes de messagerie

Votre compte e-mail doit être au préalable configuré dans le module Messagerie DoliPlus.

Se reporter au chapitre Configuration du mail via Dolibarr

Boîte de réception


Dans une colonne de gauche, vous pouvez trouver les dossiers principaux de votre compte e-mail avec les messages reçus et envoyés.

Dans la partie de droite, vous pouvez visualiser tous les e-mails reçus.

Options d’affichage et de tri

Pour accéder à cette option, veuillez cliquer sur l’icône sur la partie supérieure du bandeau principal, comme indiqué sur la capture ci-contre.

Une fois votre (vos) sélection(s) effectuée(s), validez en cliquant sur « Enregistrer ».

Lire les messages

La Messagerie gère les principales options relatives aux e-mails (accusés de lecture, marquage, pièces jointes, protection de la vie privée).
La capture ci-contre vous offre un aperçu global de toutes ces fonctionnalités.

 

 

Le nombre d’e-mails non lus apparaît dans une petite pastille dans la colonne de gauche, à la droite de messages reçus.

Un e-mail non lu apparaît en gras dans la partie de droite.

Pour chaque message vous pouvez soit à partir du bandeau supérieur, soit à partir d’un clic droit sur le message faire apparaître un menu contextuel avec les options.

  • Répondre : vous permet de répondre directement à l’expéditeur,
  • Répondre à tous : vous permet de répondre directement à tous les e-mails présent dans les champs « A » et « Copie »,
  • Transférer : vous permet de transférer l’e-mail sélectionné au(x) correspondant(s) de votre choix ,
  • Supprimer : vous permet de mettre l’e-mail sélectionné à la « Corbeille »,
  • Pourriels/Indésirables : vous permet de placer l’e-mail sélectionné directement dans la boîte du courrier indésirable et le marquer comme spam,
  • Marquer un message,
  • Plus : une fenêtre permet d’accéder à d’autres options :
    • Imprimer ce message : ouvre le message dans une nouvelle fenêtre et propose la validation de l’impression ;
    • Télécharger : vous permet de télécharger sur votre ordinateur l’e-mail au format .eml ;
    • Éditer en tant que nouveau message : vous permet d’éditer un e-mail en conservant sa mise en page d’origine ;
    • Voir la source : permets d’afficher la source complète du message. Très utile lorsqu’un entête vous est demandé !
    • Ouvrir dans une nouvelle fenêtre : vous permet d’ouvrir le message dans une nouvelle fenêtre (utile pour consulter/ouvrir plusieurs messages à la fois)

Rédiger un nouveau message

 

Afin d’écrire un nouveau message, cliquez sur «Rédiger»

Destinataires

Rechercher vos correspondants enregistrés en cliquant sur les types de copie que vous souhaitez leur attribuer :

  • A : ajouter votre correspondant en destinataire direct ;
  • + : ajouter votre correspondant en copie simple ;
  • Cci : ajouter votre correspondant en copie cachée. Les autres destinataires de l’e-mail ne verront pas ceux en copie.

Utilisez la bibliothèque de messages

Un bouton « Modèles »permet d’ajouter un contenu à partir de modèles déjà rédigés (Outils/ Modèles email..). Le contenu est inséré à l’endroit du curseur dans la fenêtre de message.

c.f. Bibliothèques Dolibarr de messages ou de textes

Ajouter une pièce jointe à un message – GED DoliPlus

  1. Afin de joindre un/des documents (s) numériques (s) (PDF, Office, image…) depuis la rédaction de votre message, il vous suffit simplement de cliquer sur « Joindre » en haut dans le bandeau (bouton avec le trombone).
  2. Une autre possibilité (cf. capture ci-contre) est de simplement faire un glissé-déposé depuis votre explorateur de fichiers de votre ordinateur sur la zone prévue à cet effet au niveau du bouton « Joindre un fichier », dans ce cas  la taille maximum pour un fichier attaché est de 1 Go maximum.
  3. Via la G.E.D DoliPlus.  Il s’agit de sélectionner le bouton supérieur GED DoliPlus. L’explorateur s’ouvre et permet une sélection du document

Supprimer un message

Passage par corbeille

Par glissé vers la corbeille ou le menu contextuel

Sans passage par la corbeille

Utile quand la boîte est pleine   —>   Clavier Maj + Supp . Attention à la manipulation de ce raccourci…

Extraire dans la GED les pièces jointes d’un message automatiquement

Depuis la liste, sélectionnez le message contenant une ou plusieurs pièces jointes . La ligne doit être sélectionnée

Une fois l »explorateur ouvert, il est nécessaire de sélectionner un dossier de destination .

En général le dossier «Scan» ou «Moncloud» est utilisé comme dossier de transfert .

L’action suivante permettra de rediriger le contenu de « Scan »  vers une GED de facture fournisseur ou d’un dossier de tiers directement depuis votre Dolibarr + DoliPlus

 

Message de confirmation en haut de l’écran

Extraire une invitation à un événement au format .ics vers le calendrier

Pour ajouter une invitation reçue par mail à son agenda, il s’agit de télécharger le fichier au format standard . ics, dans cet exemple «invite.ics»,  vers la GED comme expliqué au chapitre précédent et l’événement sera aussi ajouté à votre agenda.

Rechercher un message

Pour rechercher un message dans un dossier, une loupe et son champ de saisie permettent de rechercher un message.

Une action sur la flèche fait apparaitre la boîte de recherche.

Il est important de comprendre que la recherche s’effectue sur le serveur distant de messagerie et non en local.

Selon la taille du dossier, il peut s’avérer utile d’affiner la recherche de façon plus sélective afin d’éviter une recherche interminable…

Carnet d’adresses

Votre CRM synchronisé

Dans «Contacts», vous pouvez choisir le carnet d’adresses à utiliser par défaut (si plusieurs carnets d’adresses ont été créés) ainsi que les options de tri et d’affichage des contacts.

Le Carnet «DoliPlus» correspond au carnet de synchronisation avec DoliPlus en lecture seule. Il est rafraichit à chaque changement  intervenant sur vos contacts de Dolibarr.

Le Carnet Adresses collecté automatiquement : Corresponds aux adresses collectées lors de vos envois

Envoyer un message à un groupe

Comment réaliser une communication auprès d’un ensemble de destinataire  ?

  1. Créez un groupe et ajouter ensuite vos interlocuteurs
  2. Lors de la rédaction du mail taper le nom du groupe

 

Interface utilisateur

Après avoir cliqué sur l’engrenage, vous tombez directement sur le paramétrage de l’Interface utilisateur.
Dans cette interface, vous pouvez modifier différents éléments comme la langue, les formats des dates et heures.

Vue de la boîte de courriel

Ici, vous pouvez modifier le nombre d’e-mails affichés dans l’interface afin de générer moins de pages par exemple si vous avez un grand nombre d’e-mails.

Vous pouvez également décider de ne pas afficher directement dans cette première interface l’aperçu des e-mails sélectionnés afin de les visualiser uniquement lors d’un double clic ou encore dans une nouvelle fenêtre.

Affichage des courriels

Dans Affichage des messages, vous pouvez choisir l’affichage (HTML ou non, les images distantes, l’encodage des caractères) de vos e-mails dans l’interface.

Pour les autres options disponibles, consultez la capture ci-contre.

Rédaction des messages

Dans Écriture des messages, vous pouvez choisir les différents éléments liés à la rédaction de vos e-mails, comme le format d’écriture, l’avis de réception, de distribution, la police d’écriture, etc.
Il vous est possible de la modifier vers « toujours  » afin d’envoyer vos e-mails en format HTML.

Dossiers spéciaux (Réglage important)

Dans Dossiers spéciaux, vous devez définir vous-même la correspondance entre les noms des dossiers principaux définis sur votre serveur de messagerie et leur fonction :

Brouillons, les Messages envoyés, les Indésirables et les e-mails qui iront à la Corbeille.

Pour la création des dossiers personnalisés, veuillez vous référer au paragraphe Paramètres – Dossiers

Paramètres du serveur

Dans Paramètres du serveur, vous pouvez paramétrer tout ce qui a trait à la suppression des e-mails sur le serveur (depuis le Webmail Roundcube).

Pour les autres options disponibles, consultez la capture ci-contre.

Identités –  Mettre en place une signature

Pour mettre en place une signature, qui apparaîtra de manière systématique dans chacun de vos mails envoyés, rendez-vous dans Paramètres puis Identités. L’adresse e-mail à partir de laquelle vous êtes connecté au Webmail.

Cette étape nécessite que l’image soit hébergée sur votre dossier public.

La méthode la plus simple consiste à synchroniser la signature à partir de sa Fiche utilisateur Dolibarr.

Ce que vous voyez sera ce que vous obtiendrez dans la fiche identité

Dossiers

Créer un dossier

Pour créer un dossier personnalisé et ainsi isoler les messages d’un thème ou d’un correspondant précis, cliquez sur le « + ».

Éditer – Supprimer un dossier

La suppression (attention aux e-mails présents dans le dossier lors de la suppression) ou l’édition d’un dossier est elle aussi très simple.

Pour procéder à la suppression, sélectionnez votre dossier puis cliquez sur l’engrenage en bas de page. Vous pouvez au choix : supprimer le dossier ou le vider. Vous pouvez également voir le taux d’occupation globale de votre boîte (en pourcentage).

Afin de modifier un dossier, cliquez simplement sur le dossier concerné. Vous pouvez alors modifier le nom du dossier, le dossier parent, le type d’affichage et pouvez consulter le nombre de messages présents ainsi que la taille occupée par les e-mails du dossier sélectionné. Le lien « Cliquer pour obtenir la taille de dossier » permet de procéder au calcul de la taille de ces e-mails (dès lors que le nombre sera supérieur à 0).

Les éléments natifs : Messages reçus, messages envoyés et Corbeille ne peuvent être modifiés, comme vous le constatez dans la capture ci-contre.

Mise en valeur de certains messages

Nb: Après configuration tous les mails envoyés ou reçus depuis votre messagerie intégrée Dolibarr peuvent profiter l’archivage de Dolibarr

Notification sur le bureau des messages entrants

Pour Firefox: Chargez  le module  HTML Desktop Notifications        https://addons.mozilla.org/firefox/addon/html-notifications/
Puis dans Préférences Gestion des plugins activez  « Notification de nouveaux messages »,
Puis dans Préférences Vue des courriers testez  « Afficher une notification sur le bureau à réception d’un nouveau message », si Ok cocher puis enregistrer.
Utiliser les liens mailto sur les adresses mails de son navigateur
Pour définir votre Messagerie Dolibarr comme système de messagerie par défaut, très simple RDV dans Préférences–> Interface utilisateur puis activer  » Enregistrer le gestionnaire de protocole pour les liens mailto: », accepter le message. (testé avec Firefox).
Pour Chrome: Accepter  le message également si soucis se reporter sur l’aide de Chrome http://support.google.com/chrome/bin/answer.py?hl=fr&answer=1382847

Gérer d’autres comptes de messagerie type IMAP

La gestion des comptes additionnels est différente de la version précédente. Les mots de passe sont à saisir à nouveau lors de la migration car le système de chiffrement à été renforcé et n’est pas compatible avec la nouvelle version.

 

À partir de la gestion des Identités, il est possible de rajouter des identités avec leurs paramètres de compte.

Il n’est pas possible de modifier les paramètres de l’identité du compte principal.

 

Utiliser le bouton «Créer», Deux groupes de tableaux sont à compéter : L’identité du compte + les paramètres d’accès au serveur.

L’identité du compte

Les paramètres d’accès au serveur : Utiliser de préférence (si disponible) la pré sélection afin de remplir les paramètres techniques, puis lancer le test : Si la connexion est établie alors le nom des dossiers doivent s’afficher dans une fenêtre.

Une fois vérifié, se rendre dans «Courriel» et basculer via le sélecteur le nouveau compte

 

Se rendre ensuite dans la configuration des dossiers spéciaux, cf chapitre ci-dessus.

 

Gestion des absences et congés

Le service de relève des messages doit être actif sur DoliPlus. Suivre les instructions ci-dessous.

 

Créer des règles de filtrage et anti spams

En savoir plus…

En rapport Mémos

Print Friendly, PDF & Email