Le compte rendu de visite

La relation avec les clients au cours de visite ou d’entretiens distants sont mémorisées de façon pérenne dans DoliPlus.

Les nouveaux gestionnaires commerciaux du compte client apprécient de retrouver le fruit de nombreux contacts et échanges avec leurs clients afin de prendre le contour du dossier à gérer.

Les acteurs de la relation commerciale y retrouvent des informations importantes tel que les concurrents en place, qui sont les réels décideurs afin de mener à bien le développement et les négociations commerciales.

L’onglet « compte rendu » attaché directement aux onglets du tiers qu’ils soient suspects, prospects ou clients ( fournisseurs voir autres usages)  permet de consulter les comptes rendus antérieurs très facilement.

Un tableau dynamique et ses filtres permettent de retrouver des mots séparés par des espaces dans les comptes rendus.

Des documents ou images de schéma directement intégrés au texte permettent une communication complète.

Une liste de diffusion permet d’informer par e-mail, notification les destinataires.

Nouveautés pour Février 2023 :

Ce nouveau module remplace l’ancien basé sur des comptes rendus consignés dans un type d’action spécifique. La migration est automatiquement assurée à l’activation du nouveau module y compris les pièces jointes.

 

Comment utiliser cette fonctionnalité ?

Une fois le module activé, se rendre sur l’onglet compte rendu d’une fiche client.

Un compte administrateur peut affiner les réglages par défaut et autres options et accéder au dictionnaire et aux champs personnalisés.

Ajuster les droits des utilisateurs :

Se rendre sur l’onglet compte rendu d’un tiers et ajouter un compte rendu.

Une action type compte rendu est systématiquement créée et rattachée au tiers et au compte rendu.

Définir la liste de diffusion

Cette liste permet de définir les personnes qui seront notifiés du compte rendu si la case à cocher est validée.

Selon les options activées la liste peut-être remplie par défaut.

L’auteur ne peut pas être en diffusion.

Dicter un compte rendu

Sur le navigateur chrome, il plus facile d’activer la reconnaissance vocale, sinon se reporter à la documentation en ligne sur ce sujet.

Attacher des documents

Un espace G.E.D est associé automatiquement permettant de multiples manières d’associer des documents PDF, images, audio, vidéo et tout autres formats numériques.

Attacher une image au texte du compte rendu

Comme sur l’exemple ci-dessus, une image peut être insérée directement par copie dans l’éditeur.

Agrandir la zone de texte

Choisir le pictogramme plein écran ou tirer vers le bas l’icône noir inférieur droit de l’éditeur de texte

Masquer les comptes rendus

Agir sur le pictogramme à gauche en bout de ligne

Notification de distribution

Si la case à cocher de distribution est validée, alors les destinataires reçoivent un e-mail comme dans l’exemple ci-dessous.

Les destinataires ont la possibilité de signifier l’auteur une confirmation de lecture ou de refuser s’ils ne sont pas destinataires.

 

De son côté, l’auteur reçoit une confirmation de lecture, dans cet exemple pour le compte rendu gggggg

Les modèles de compte rendu.

Il est possible de s’appuyer sur une bibliothèque dédiée au compte rendu pour se créer ses modèles de compte rendu. Voir le chapitre Modèles de documents avec Dolibarr & DoliPlus

Statistique sur les comptes rendus

Dans la série 800, deux états sont disponibles

  1. 845 COMPTES-RENDUS (SYNTHÈSE) SUR PÉRIODE
  2. 850 COMPTES-RENDUS (DÉTAIL) SUR PÉRIODE

Nota : Dans les exports, les images ne sont pas prises en charge.

Autres usages

Les comptes rendus sur les négociations d’achats avec les Fournisseurs.

Les comptes rendus de vos réunions attribués à un tiers représentant votre organisation permettent à vos équipes de bénéficier de réunions formalisées et productives, fondées sur des ordres du jour précis et débouchant sur des responsabilités bien définies.

Configuration

Options

Activer les options souhaitées

Dictionnaire des types de comptes rendus

Pour ajouter de nouveaux type, donner un code type CR_XXX et un libellé

Ajouter des champs personnalisés

Depuis une fiche compte rendu ou depuis l’interface de configuration, il est possible par le groupe INS d’ajouter des champs personnalisés

Ajouter un compte rendu depuis les listes de prospection

Agir sur les pictogrammes correspondants pour ajouter rapidement un compte rendu.

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