La gestion des interventions de DoliPlus organise vos déplacements, installations et actions de maintenance. De plus, elle se relie directement à la gestion de votre parc de matériel. Ainsi, vos techniciens disposent de tout sur le terrain.

À quoi sert la gestion des interventions ?

Le module gère vos déplacements pour des installations, des travaux ou de la maintenance. Surtout, il s’appuie sur un parc de matériel très personnalisable, grâce à vos propres formulaires.

Concrètement, le parc consigne les pièces changées, les mesures, les relevés et les alertes. Vous planifiez ensuite vos rendez-vous sur un planning général ou sur l’agenda de chaque technicien.

Par ailleurs, ces agendas se synchronisent en temps réel avec Google, sur smartphone iOS ou Android. Vous profitez donc de la géolocalisation embarquée. De plus, chaque rendez-vous contient toutes les informations utiles : adresse, contact, téléphone et consignes.

Pleinement compatible avec la mobilité, DoliPlus vous donne aussi accès, pendant l’intervention, aux documentations techniques, aux commandes de pièces et aux stocks multi-entrepôts.

Enfin, les interventions se rattachent à un contrat de service ou à une commande client. Des statuts jalonnent leur cycle de vie. Associé au module Ticket-Assistance, le module reprend même la demande exprimée par le client.

Utiliser la gestion des interventions

Créer l’intervention

Vous créez l’intervention directement depuis la fiche client ou depuis le module Ticket.

Un contrat ou une commande est nécessaire

Une intervention s’appuie sur un contrat de service ou une commande client. Vous pouvez d’ailleurs combiner les deux, par exemple un contrat plus une commande hors contrat. Cette étape prépare ainsi la facturation.

De plus, un service de maintenance rattaché au contrat relie un matériel du parc au client. Ce service décrit alors la prestation vendue et ses conditions particulières.

Contacts et adresses

L’onglet Contacts vous permet de sélectionner l’adresse d’intervention, l’interlocuteur sur place et le contact du rendez-vous.

Prise de rendez-vous

Sur le planning général, un code couleur identifie les statuts et facilite la gestion de nombreux rendez-vous. De plus, une carte localise vos interventions.

Selon le métier et la distance, il est parfois indispensable de sécuriser le rendez-vous. Pour cela, suivez ce processus :

1. identifiez le contact qui organise le rendez-vous chez le client ;
2. portez un rendez-vous provisoire sur le planning général ;
3. éditez une confirmation pré-remplie, transmissible par e-mail ou fax ;
4. au retour, faites évoluer le statut vers « RDV confirmé » pour l’affecter à un technicien.

Maintenances récurrentes ou préventives

Vous planifiez aussi vos interventions futures à l’avance, depuis l’onglet « Planification » de la fiche. Pour créer un rendez-vous, cliquez sur le carré blanc de la ligne mise en relief.

Une boîte de dialogue vous permet alors d’ajuster les paramètres du rendez-vous. Ensuite, en recliquant sur le carré, vous pouvez le modifier, le dupliquer sur une autre date ou un autre technicien, ou le supprimer.

À noter : la nomenclature des couleurs est rappelée sur chaque page du planning. La première couleur désigne le statut, la suivante l’état général.

La gestion du parc de matériel

Le module inclut une gestion du parc de matériel. Vous y accédez à tout moment depuis l’onglet Parc de la fiche du tiers. Selon le paramétrage, des tables complémentaires s’y ajoutent :

• les options et produits associés au matériel ;
• les pièces changées lors des interventions ;
• des tables spécifiques, comme les compteurs de copies des photocopieurs.

Stock

Pour les produits liés à une commande, une vue sur les entrepôts et les commandes fournisseurs vous aide à préparer le matériel. Cette vue reste compatible avec l’onglet Stock achat (module StockPlus). De plus, un statut balise cette étape.

Documents et GED

La gestion des interventions s’accompagne souvent de documents, en amont comme en aval. La GED a donc été pensée pour vous rendre autonome après la configuration initiale.

Concrètement, les documents signés (procès-verbaux, rapports) se scannent puis se rangent dans la GED par simple glisser-déposer. Mieux encore, l’application DoliPlusMobi évite cette étape : elle capture la signature et l’intègre directement au document.

Construire un document à partir d’une matrice Excel

Vous déposez vos matrices Excel via Outils → Gestion des matrices → Modèles de doc. Ensuite, vous les déclarez dans le module pour les rendre éditables au sein de l’intervention.

Les variables de substitution

Vos matrices contiennent des balises (tags) entre accolades. DoliPlus les remplace ensuite par les bonnes données, en sortie Excel, PDF ou les deux.

Attention : saisissez ces variables au clavier plutôt que de les copier. En effet, des caractères invisibles peuvent rendre la substitution inopérante.

Voici une liste non exhaustive des variables disponibles.

Informations globales — {Divers-…}

• {Divers-dateinter} : date d’intervention ;
• {Divers-adresseproprio} : adresse du propriétaire ;
• {Divers-adressepose} : adresse d’implantation ;
• {Divers-technicien} : nom du technicien ;
• {Divers-n°inter} : numéro d’intervention ;
• {Divers-note_public} / {Divers-note_private} : notes de la fiche ;
• {Divers-description} : description de la fiche ;
• {Divers-contrat} : références des contrats liés ;
• {Divers-signature_client} / {Divers-signature_intervenant} : signatures.

Les champs personnalisés (groupe IN) de l’onglet « Planning » se reprennent ainsi : {Divers-nom_du_champ_personnalisé}.

Informations du formulaire et du parc

Pour le formulaire d’intervention, la syntaxe est {Intervention-nom_de_la_variable}. Pour le parc, elle est {Parc-nom_de_la_variable}, par exemple :

• {Parc-Desig} : prestation associée ;
• {Parc-MarqueArt} : marque ;
• {Parc-NumSerie} : numéro de série ;
• {Parc-Localisation} : lieu d’implantation.

Informations de commande et de tiers

Enfin, vous reprenez les données liées avec {Inter-…} (commande), {Commande-…} (champs personnalisés de la commande) et {Tiers-…} (champs du tiers).

Tableaux itératifs

Pour lister un parc ou des pièces consommées, encadrez la zone par les délimiteurs [!– BEGIN row.lines –] et [!– END row.lines –].

Signature des documents

Une option active un onglet « Signature » pour les personnes visitées. DoliPlus stocke alors une image auto-ajustée dans la GED.

De même, vos intervenants enregistrent leurs signatures ou paraphes. Ces éléments servent ensuite à l’édition des procès-verbaux.

Facturation

Un statut permet au technicien de signaler la fin de l’intervention au service de facturation. Celui-ci reprend ensuite le dossier, selon les contrats associés.

Associer le parc aux contrats de service

Vous associez un service à un ou plusieurs matériels du parc, au sein des contrats de service.

Le service définit alors le type de prestation, par exemple une maintenance annuelle avec remplacement de pièces. Dans la vue Parc du tiers, les contrats associés restent immédiatement visibles.

Par conséquent, à la création d’une intervention sur un matériel, cette association se reprend automatiquement. Vos interventions sont ainsi reliées à un contrat commercial. Vous pouvez d’ailleurs déclencher une intervention directement depuis le contrat.

Cloner un matériel du parc

Pour enregistrer un parc important, la fonction de clonage vous fait gagner du temps. Elle est accessible depuis la vue du parc, sur la fiche du tiers.

Lors de cette opération, DoliPlus ajoute un tag provisoire au numéro de série, afin d’éviter les doublons. Il vous suffit ensuite de revenir en modification pour ajuster le matériel.

Paramétrer le module

Les statuts de l’intervention

Selon votre métier, vous personnalisez les statuts via le dictionnaire, en console d’administration.

Les champs personnalisables

Les champs du parc et du formulaire d’intervention restent personnalisables, généralement sans codage, via le module Myfield. Le groupe IN s’applique à l’onglet « Planification », et le groupe OUT à l’onglet « Intervention ».

Pour le sous-module des compteurs de photocopieurs, reportez-vous à ce document.

L’application DoliPlusMobi pour les interventions

Enfin, pour la saisie mobile sur le terrain, consultez ce chapitre.

En rapport Mémos

• Gestion des interventions – Application mobile
• Service après-vente – Support client avec Dolibarr & DoliPlus
• Synchronisation en local d’un dossier spécifique de la G.E.D en partage restreint
• Contrats de service
• Alerte SMS ou e-mail sur interventions – DoliPlus
• Maintenance des navigateurs
• Gestion des demandes d’assistance (SAV) dans DoliPlus