sur 27 janvier 2025 Sommaire
Suivi financier de la production sur Projet – Dolibarr & DoliPlus
Le suivi de l’équilibre financier des Projets est un sujet de première importance.
L’onglet « Référents » des Projets permet de recenser l’ensemble des dépendances commerciales ou des achats.
Ces données permettent de dresser en bas de page une évaluation de la rentabilité du Projet avec, selon les cas d’utilisation, l’ajout de :
- Coûts de main d’œuvre,
- Frais,
- Consommation de stock,
- Autres recettes et/ou dépenses exceptionnelles,
Estimation de la situation finale tout au long de la vie du Projet :
Une autre fonctionnalité vient compléter ce suivi financier qui donne par une approche de bilan mensuel pour chaque Projet via le menu Projets/Suivi financier.
Principe du suivi financier de la production sur Projet
L’objectif est d’établir des situations mensuelles en impliquant les Responsables de Projets et en facilitant le suivi et l’organisation du travail du Contrôleur de gestion.
Une période saisie est ouverte tous les mois afin de permettre aux Responsables de projets de faire l’inventaire des factures FAE (Facture client À Établir), FNP (Facture fournisseur Non Parvenue) du mois ne faisant pas encore l’objet d’une facture.
En s’appuyant sur les commandes clients et fournisseurs concernées sur l’onglet « Référents », le Responsable de Projet déclare les FAE – FNP.
Ce tableau regroupe tous les projets non clos en vue mensuelle via un sélecteur mensuel. Il reprend les recettes et dépenses du mois seulement et les FAE – FNP déclarées faisant apparaitre la marge prévisionnelle au plus tôt.
La vue de synthèse comprend des filtres et un statut donnant l’état de la saisie, avec :
- La période d’ouverture de saisie est rappelée dans le projet.
- Une navigation permet d’établir une vue sur une autre période, amont ou avale.
- Une gestion de droits définie les habilitations des utilisateurs selon leur rôle.
En fin de saisie, le Responsable de Projet clôture sa saisie, laissant la main au Contrôleur de gestion qui dispose des statuts de tous les projets ouverts en colonne.
Le travail du Contrôleur de gestion accompli, celui pourra faire évoluer le statut du suivi financier sur chaque projet en saisie Approuvée.
Ces données mensuelles ainsi exposées permettront de :
- Déterminer la marge des projets mois par mois,
- Analyser au plus tôt les éventuelles dérives par rapport aux calculs de marges initiaux,
- Vérifier la concordance des prévisions annoncées par les responsables de Projets afin de s’assurer de la solidité des prévisions fournies à la gestion globale de l’entreprise,
- Réaliser des situations comptables mensuelles en récoltant les FAE et FNP du mois de production,
La modification des données d’une période précédente n’est pas possible par un Responsable de Projets, mais possible par un Contrôleur de gestion.
Un autre tableau de synthèse accessible à partir du Projet onglet « Suivi financier », permet de constater l’évolution du résultat sur les différentes périodes de saisies.
Établissement des FAE FNP
Deux méthodes sont disponibles :
L’onglet « Référents » des Projets, une méthode manuelle en ajoutant une prévision ici.
À partir de la commande en cliquant sur la référence projet qui renvoi vers L’onglet « Référents »
A partir de la liste des commandes un pictogramme type lien en vert ou orange permet de renseigner si une saisie est associée à la commande sur cette période. Si pas de lien, alors un clic sur le pictogramme appelle la saisie.
Renseigner les montants, le type et la référence qui selon le type est proposée.
Les données sont exposées dans le tableau et regroupées par mois de saisie.
La colonne « A » en vert, c’est l’état actif de la prévision, elle est totalisée en bas de page dans le bilan et elle sera désactivée à la constatation de la facture émise correspondante.
La colonne « M » permet de modifier tant que la saisie est ouverte par le Responsable de Projet, puis le Contrôleur de gestion au-delà.
La colonne « S » permet de modifier tant que la saisie est ouverte par le Responsable de Projet, puis le Contrôleur de gestion au-delà.
Établissement des Factures
À la constatation de la facture émise (Client/Fournisseur), la ligne FAE -FNP est désactivée et en même temps liée à la facture émise.
Elle n’est plus totalisée dans le Bilan financier du Projet, en revanche, elle reste disponible dans le tableau de synthèse du mois considéré.
Tout comme pour l’établissement des FAE – FNP, un appel depuis le lien projet sur la fiche de la facture permet de présélectionner la référence de la facture, il suffit alors de désactiver la commande pour confirmer.
Définition des périodes de saisies autorisées
L’objectif est de définir les périodes de saisies autorisées des FAE – FNP sur les Projets par les Responsables de Projets.
Une interface ouvrant les périodes de saisie est accessible à l’administrateur du module.
- Période concernée
- Date ouverture
- Date fermeture
- Auteur
- Date de modification
Statut de suivi financier
Le but est de jalonner les étapes du suivi mensuel financier tous les mois.
Les étapes mensuelles de ce statut sont historisées. (Statut, date, Auteur)
En fin de saisie mensuelle le Responsable de Projet clôt sa saisie.
Le contrôleur de gestion dans sa vue de gestion peut vérifier l’état d’avancement des saisies mensuelles selon les périodes d’ouverture des Projets et éventuellement relancer les saisies en retard en vue de clôturer le processus de vérification.
Le contrôleur de gestion de son côté fait évoluer le statut de la saisie à ‘Approuvée’ pour chaque projet.
Le statut peut évoluer selon les actions menées depuis l’onglet Référents ou la vue en tableau.
Un pictogramme permet d’appeler et de consulter l’historique des statuts ( Date, Auteur) en vue tableau de synthèse ou sur l’onglet Référents
Gestion des droits
Utilisateurs du module et droits :
- Responsables de Projets : Les 4 premiers droits sont adaptés à cette fonction
- Contrôleur de gestion : Les 2 derniers droits sont adaptés à cette fonction
