sur 2 janvier 2016 Sommaire
- 1 Configurer la facture fournisseur
- 2 Créer une facture fournisseur
- 3 Saisir les paiements fournisseurs
- 4 Classer la facture fournisseur
- 5 La console de la facture fournisseur
- 6 Facture d’acompte sur commande fournisseur
- 7 Affectation des codes comptables
- 8 Assistance au tri des factures entrantes
- 9 Compensation entre créances et dettes
- 10 Options supplémentaires à paramétrer
La facture fournisseur dans DoliPlus vous permet d’enregistrer vos achats, de suivre vos paiements et d’exporter vos écritures vers la comptabilité, sans ressaisie. Ainsi, vous maîtrisez vos dépenses de bout en bout.
Configurer la facture fournisseur
Pour commencer, activez le module. Connectez-vous d’abord avec un compte administrateur, puis ouvrez la page Accueil → Configuration → Modules.
Choisissez ensuite l’onglet qui contient le module, et cliquez sur « Activer ». Le module est alors prêt.
Enfin, si un pictogramme apparaît en fin de ligne, cliquez dessus. Vous accédez ainsi à la page de paramétrage propre au module.
Créer une facture fournisseur
Aujourd’hui, DoliPlus gère les factures de doit, c’est-à-dire les factures standard. Il n’y a donc aucun prérequis particulier.
D’abord, créez la facture en mode brouillon. Vous y ajoutez ensuite des produits ou services déjà enregistrés, ou bien vous saisissez directement l’intitulé, le taux de TVA et le prix unitaire. Pour chaque ligne, vous précisez enfin une quantité et, le cas échéant, une remise.
Une fois la facture prête, validez-la. Attention toutefois : cette opération est irréversible. À la validation, DoliPlus attribue automatiquement un numéro, selon le modèle de numérotation choisi.
En cas d’erreur après validation, vous créez alors soit une facture de remplacement, soit une facture d’avoir.
Créer une facture fournisseur depuis la commande
Par ailleurs, un bouton « Facture partielle » crée une facture dès la commande en brouillon.
Pour un acompte, par exemple, vous sélectionnez toutes les lignes et ajustez les quantités. Vous pouvez aussi les supprimer, puis créer une seule ligne portant le montant voulu.
Saisir les paiements fournisseurs
Pour régler une facture, sélectionnez-la dans la liste, puis cliquez sur « Émettre règlement ».
Dans la fenêtre qui s’ouvre, renseignez la date, le mode de règlement, le numéro éventuel et le compte bancaire. Reportez enfin les montants réglés en fin de ligne, puis enregistrez.
Alerte sur retard de paiement
De plus, un drapeau signale les retards directement dans les listes. Vous réglez cette tolérance dans Accueil → Configuration → Alertes.
Classer la facture fournisseur
Après un règlement, la facture passe à l’état « Commencée ». Pour la considérer comme soldée, classez-la ensuite « Payée » : sélectionnez-la, cliquez sur « Classer Payée », puis confirmez.
Attention : tant qu’une facture n’est pas classée « Payée », elle reste comptée parmi les impayés, même si le règlement est émis.
Exemple : facture fournisseur puis avoir suite à une erreur
| Situation | Je reçois une facture fournisseur, puis un avoir suite à une erreur. |
| Actions | Je saisis la facture fournisseur (facture de doit). Je saisis ensuite l’avoir comme une facture fournisseur à montant négatif. Je règle les deux, dont un paiement négatif sur l’avoir. Enfin, je classe les deux factures « Payées ». Un paiement positif et un paiement négatif apparaissent alors sur le relevé bancaire. |
La console de la facture fournisseur
En pratique, la saisie reste guidée :
- la recherche ne propose que les articles du fournisseur ;
- le libellé sert de référence interne pour mieux identifier la facture ;
- la réf. fournisseur reprend celle transmise par votre fournisseur ;
- en zone libre, vous saisissez le HT et le TTC, et DoliPlus calcule la TVA ;
- vous stockez l’original de la facture dans la GED ;
- l’onglet Virement émet des virements au format SEPA ;
- l’onglet Complément ajoute vos champs personnalisés.
Facture d’acompte sur commande fournisseur
Pour aller plus loin, reportez-vous au chapitre Facture d’acompte sur commande fournisseur.
Affectation des codes comptables
Lorsque le module de comptabilité est activé, DoliPlus ventile automatiquement les codes comptables :
- pour les produits référencés, selon la correspondance entre le code comptable d’achat et le plan comptable ;
- pour les produits non référencés, par une affectation manuelle lors de la saisie.
Vous visualisez d’ailleurs ces ventilations en survol du produit.
Assistance au tri des factures entrantes
Pour gagner du temps, découvrez la gestion numérique des factures fournisseurs reçues.
Compensation entre créances et dettes
Enfin, reportez-vous au chapitre Compensation entre les créances et les dettes.
Options supplémentaires à paramétrer
Plusieurs options PDF propres aux documents fournisseurs sont disponibles dans Accueil → Configuration → Paramètres PDF/Interface :
| N° | Description |
|---|---|
| 119 | Afficher le code-barres fournisseur sur les documents |
| 122 | Afficher le n° de fax sur la commande fournisseur |
| 144 | Cacher la référence DoliPlus sur la commande fournisseur |
| 145 | Cacher la référence du fournisseur sur la commande fournisseur |
| 146 | Cacher la référence DoliPlus sur la facture fournisseur |
| 147 | Cacher la référence du fournisseur sur la facture fournisseur |
| 165 | Ne pas afficher la description des produits sur les PDF d’achats |
Pour la liste complète, consultez le chapitre Paramètres PDF/Interface.
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