Introduction – Votre gestion de trésorerie prévisionnelle

En vue d’assurer une bonne gestion de trésorerie, il est indispensable d’établir un Plan de trésorerie appelé également Budget de trésorerie ou bien encore Prévisionnel de trésorerie.

Régulièrement, l’entreprise établit des prévisions mensuelles ou bimensuelles des encaissements et des décaissements dans l’objectif de faire apparaître les périodes d’insuffisance et d’excédent de trésoreries.

Cette démarche permet d’anticiper le recours à une recherche de financement (en cas de position négative) ou de solutions de placements (en cas de position positive) et d’installer une relation plus professionnelle avec son banquier.

En effet, la tenue d’une gestion de trésorerie est un gage d’une gestion suivie et anticipée pour les partenaires financiers de l’entreprise. Il est généralement demandé dans la constitution de tout dossier de demande de concours bancaires.

La mise à jour régulière du budget de trésorerie est primordiale, c’est un outil de gestion « vivant ».

La solution de gestion de trésorerie Dolibarr + Doliplus permet un gain de temps et d’efforts, car seules certaines prévisions sont réactualisées de façon manuelle, le reste étant réalisé de façon dynamique par l’outil à partir des données saisies dans l’ERP.

Les données du tableau dynamique sont réactualisées en permanence, avec notamment pour avantages :

  • d’exploiter les données de votre ERP CRM Dolibarr + Doliplus sans resaisies.
  • d’intégrer d’éventuelles lignes de ressources ou de charges prévisionnelles ajoutées à la demande et modifiables à tout moment.

L’utilisation de l’outil gestion de trésorerie se rapproche de la souplesse d’un tableur permettant de mettre en place facilement une bonne gestion d’entreprise.

Par ailleurs, le gestion de trésorerie prévisionnel est aussi un outil d’aide à la décision, il peut être utilisé pour tester des hypothèses de travail : comme un investissement, un refinancement ou un décalage dans les délais de paiement, …. En faisant des simulations, le gestionnaire peut mesurer les répercussions de telle ou telle décision sur la trésorerie de son entreprise.

 

gestion de trésorerie dolibarr

L’interface de gestion de trésorerie

Accessible par Menu Comptabilité/Outils de gestion/ puis Trésorerie, Prévisionnels

Le sélecteur de période annuelle : Permets de choisir la vue correspondante à la période observée.

Les onglets : Permettent de saisir selon la famille, les prévisions ou d’obtenir une synthèse, le détail des données. Les prévisions s’enregistrent dans des tableaux modifiables. (Bouton nouveau pour ajouter une nouvelle ligne, un clic sur la ligne pour modifier le contenu). Nota: Une liste déroulante des comptes du plan comptable permet d’associer le type de prévision à un compte en vue de futures fonctionnalités du module.

Fixe/glissant : Permets de choisir une vue des données sur une période annuelle de janvier à décembre ou en vue dynamique sur 12 mois glissants à partir du mois en cours.

Solde début de mois en cours : Il est calculé selon le solde bancaire au début du mois en cours. Il peut être ajusté si nécessaire manuellement. Il est conseillé d’utiliser en parallèle le module d’import bancaire et de lettrage afin de disposer d’un solde bancaire fidèle à la réalité.

Export rapide : Zone de choix pour un export rapide (PDF, Excel,..).

Zone des données : Répartie selon chaque période, le tableau est dynamique et les lignes de prévisions viennent s’ajouter automatiquement si elles sont créées ou mises à jour dans un onglet. Les lignes du tableau peuvent être marquées en surbrillance par un clic et désélectionnées de la même façon afin de faciliter l’annalyse.

Pied de Page : Nomenclature des codes couleurs utilisés et rappel des paramètres de configuration de votre Dolibarr.

 

gestion de trésorerie dolibarr

La configuration de la gestion de trésorerie

Renseigner les informations de configurations accessibles par le menu « Comptabilité/Paramètres » puis l’onglet « Trésorerie ».

  1. Nombre de jours de décalage entre la livraison et la facturation sur les Ventes (commandes – devis) : exemple 30,60 selon les pratiques constatées.
  1. Nombre de jours de décalage entre la livraison et la facturation sur les Achats (commandes fournisseurs) : exemple 30,60 selon les pratiques constatées.
  1. La fréquence du règlement de la TVA.

Les encaissements    

Deux chapitres permettent de séparer les ressources liées à la production et celles hors production.

Exemples :

  • Les ventes de produits et/ou de prestations,
  • Les subventions d’exploitation ou d’investissement, le versement d’un emprunt.

Les prévisionnels C.A liés à la production.

Une partie du C.A attachée à la production est calculée automatiquement à partir d’informations, saisie dans Dolibarr.

  1. Devis :

Cet outil du pack Doliplus vous permet d’enregistrer sur chaque Devis une estimation de succès de l’affaire ainsi que la date de livraison estimée.

Ces informations sont également exploitées au niveau du Budget de trésorerie (autre utilisation voir le Tableau de bord CA et Objectifs). Selon la configuration du module, une durée de 30/60 jours est ajoutée afin de prévoir les encaissements. Le montant de la prévision est au prorata du taux de succès estimé. La réactualisation des informations liées au devis entraîne un nouveau calcul du prévisionnel de trésorerie.

  1. Commandes clients enregistrées :

Dans le même esprit, l’outil tient compte des commandes en carnet et les projette vers une date d’encaissement prévisionnelle.

  1. Autres ressources de CA prévisionnels:

Ces données s’enregistrent dans l’onglet « Factures /CA ». Ainsi il est possible de saisir le C.A estimé hors devis comme dans le cas du lancement d’un nouveau Produit ou Service. Voir l’exemple ci-dessous.

 

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Les prévisionnels des ressources hors production.

Les autres ressources hors production s’enregistrent dans l’onglet « Produits hors Exploitation». Ainsi il est possible de saisir une subvention, le versement d’un emprunt….

TVA collectée : Les règles de calcul varient selon la configuration de Dolibarr.

Compte d’associé : Dans DoliPlus, les comptes bancaires du type ‘compte d’associé’ sont repris automatiquement dans le tableau de trésorerie.   

 

Les décaissements

À la manière des encaissements, deux chapitres permettent de séparer les charges liées à la production et hors production

Exploitation et Salaires et Charges

Une partie des charges externes attachées à la production est calculée automatiquement à partir d’informations, saisie dans l’ERP Dolibarr.

  1. Les tableaux « Prévisionnel des Charges sociales (date échéance) » et « Charges sociales (date de paiement)» sont respectivement une synthèse des données saisie dans Dolibarr par le menu Comptabilité/Charges sociales.
  1. D’autres sont directement intégrées dans le tableau de trésorerie.
  1. Factures Fournisseurs prév. (Date échéance)
  2. Commande date livraison + XX jours : Correspond aux prévisions des décaissements des commandes fournisseurs.

Nota :

Le module introduit dans DoliPlus un nouveau statut pour les commandes fournisseurs « Reçu complètement + Facture ».

Une action est nécessaire pour activer ce statut lors de la facturation de la commande fournisseur avec le nouveau bouton « Classer Facturée » (Action manuelle).

Ce nouveau statut permet dans le tableau de trésorerie “d’effacer” la prévision liée à la commande au profit de la facture fournisseur.

Les commandes non facturées sont ainsi reprises dans une ligne de prévision de décaissement tenant compte du nombre de jours paramétrés en configuration.

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L’onglet “Charges externes”

Cet espace vous permet également de préciser d’autres charges mensuellement prévisibles. Exemple location d’un véhicule, appel à du personnel intérimaire, le recours à de la sous-traitance, loyers, charges locatives, primes d’assurances, factures de téléphone…

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L’onglet “Personnel”

Tableau « Prévisionnel des salaires du Personnel » : Précisez ici les besoins prévisionnels en ressources humaines de l’entreprise sur les différentes périodes.

 

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Les tableaux « Salaires (à verser) » et « Salaires (date de paiement) » sont respectivement une synthèse des données saisie dans Dolibarr par le menu Comptabilité/ Salaires.

Le budget prévisionnel de TVA : Il s’alimente automatiquement et permet de déterminer le montant de la TVA à décaisser suivant la périodicité de paiement configurée dans le module.

L’onglet “Charges hors Exploitation”

Précisez les investissements nécessaires à l’activité. Vous pouvez dissocier les types investissements par ligne et préciser les montants d’investissements mensuellement ainsi que les durées d’amortissement . Vous pourrez aussi spécifier si c’est un investissement “normal” ou en crédit-bail. Dans le cas d’un crédit-bail, vous aurez à renseigner les loyers à payer.

L’onglet “Impôt et taxe”

Permets l’enregistrement des différents impôts et taxes prévisionnels.

 

Associer les Prévisions et le détail du réel via les codes de comptabilité

Lorsque une prévision est saisie il est possible d’associer un code comptabilité du plan comptable enregistré.

Un détail par compte correspondant sera ensuite indiqué selon pour les factures clients ou fournisseurs associées.

Conclusion                                   

Vous pouvez désormais travailler par itération pour affiner la vision financière de votre activité et de votre stratégie d’entreprise.

Nota : Ce nouvel outil est entièrement fonctionnel. Il est susceptible d’évolutions fonctionnelles. N’hésitez pas à nous faire part de vos remarques, nous en tiendrons compte lors des futurs mises à jour.

Évolutions possibles: Graphiques, Ratios de gestion, calcul du BFR…

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