Introduction – Demande de prix fournisseur Dolibarr

La demande de prix  ou consultation de prix auprès d’un fournisseur rentre dans la logique de la gestion des achats dans votre ERP Dolibarr + DoliPlus

Principe

  • La demande de prix est saisie rapidement selon la base articles multi fournisseurs ou en utilisant la saisie libre,
    • A l’écran s’affiche les prix d’achat les plus bas trouvés parmi les fournisseurs de l’article afin de construire une base de référence de prix ,
    • Un document reprenant les articles et quantités sans notion de prix est édité,
    • Possibilité de dupliquer cette demande auprès d’un autre fournisseur,
  • Envoi par mail, fax,  courrier de la demande,
    • Enregistrement de l’état d’envoi et le mode de transmission ,
    • Un statut ‘attente de réponse’ marque cette étape,
  • Réception de l’offre, un nouveau statut marque cette étape et également dans la vue en liste permettant de surveiller les demandes en cours et leurs statuts,
    • Il est possible de modifier la demande et d’enregistrer les prix et références  des fournisseurs en vue de la commande,
    • Une édition facilitant les étapes de décision/comparaison  est possible avec les prix à cette étape,
  • Acceptation ou Refus de la demande de prix,
    • Acceptée la demande va pouvoir être transformée en commande,
    • Refusée, elle sera conservée au statut refusée,
  • En cas d’acceptation, il est possible de transformer la demande de prix à jour des prix et références en commande fournisseur,
    • Si les prix demandent une mise à jour pour ce même fournisseur, celle-ci est effectuée automatiquement à ce moment précis,
    • Si les prix n’existent pour ce fournisseurs pas ils sont créés automatiquement, idem s’il s’agit de nouvelles références fournisseurs,
    • Si des produits libres comportent un libellé (via modification de la ligne), alors il peuvent selon l’option validée être convertis en produit/service,

Comment saisir une première demande de prix

 Activer et configurer le module Demande de prix

 
Choisir les options et modèles d’impression.
   
Configurer les droits des groupe utilisateurs

Principe de la saisie

Depuis la fiche fournisseur ou le menu Achats créer une nouvelle demande prix.

Renseigner les références, conditions et moyens de paiements selon les écrans proposés.
Afin de saisir rapidement les articles de la demande de prix, il est possible de s’appuyer sur la rédaction de produits/services référencés en achat auprès d’autres fournisseurs. En effet,  avec la saisie depuis les produits/service  référencés en achat, la recherche est étendue à tous les produits de la base en achat. Dans ce cas, c’est le prix minimum qui est sélectionné quel que soit la quantité.
Saisie des produits/service non référencés en achat  est également possible.
Si des prix sont affichés à l’écran, il ne le seront pas dans la demande de prix. À ce stade de la consultation non envoyée, l’objectif est de construire un référentiel de prix auquel on peut s’attendre.

Onglet Contacts

Préciser via l’onglet Contacts une adresse de livraison : Utiliser le contact externe  “Contact adresse de livraison de la commande” . Rappel il est possible d’appeler un autre Tiers/Contact
 

Onglet Notes

La note publique vient s’afficher dans la partie haute du PDF à l’impression. Elle peut prendre pour source les messages prédéfinis du menu Outils / Modèles Gest.Achats . La note publique est verrouillée au-delà du statut validée.

La note privée reste une zone de saisie de commentaire interne. Elle reçoit les commentaires des statuts intermédiaires pour mémoire.

Onglet GED (Gestion Électronique des documents)

Voir le chapitre correspondant.

Transmettre la demande de prix

Une fois la saisie terminée, valider la demande de prix. Le statut passe de brouillon à validée
Vérifier la rédaction du PDF puis l’envoyer par la méthode de votre choix et selon les options activées.
Un statut  marque cette étape, et passe de validée à transmis ‘attente de réponse’. Enregistrement de l’état d’envoi et le mode de transmission.

Étendre la consultation par clonage de la demande de prix

Il est possible de cloner/ dupliquer la demande de prix sur un tiers.

Cela inclut : lignes de la demande,  les références fournisseurs et internes, champs personnalisés,

N’incluent pas:  le projet ni les contacts (exemple adresse de livraison).

Gestion de la réponse à la demande de prix Dolibarr

A réception de l’offre, un nouveau statut “Reçue” marque cette étape et également dans la vue en liste permettant de surveiller les demandes en cours et leurs statuts.

Le mode saisie et modification est à nouveau disponible afin de saisir les infos de prix qui seront repris lors de la passation de la commande.

Une édition PDF avec les prix à possible à cette étape, les fonctions d’expéditions sont désactivées.

Pour passer aux étapes suivantes, il faut statuer après décision d’achat avec une Acceptation ou Refus final de la demande de prix.

  • Acceptée la demande va pouvoir être transformée en commande,
  • Refusée, elle sera conservée au statut refusée,

Transformation en commande de la demande de prix Dolibarr

Les prix d’achat seront également automatiquement mis à jour selon les informations saisies.

Si des produits libres comportent un libellé (via la modification de la ligne), alors il peuvent selon l’option validée en configuration être convertis en produit/service lors de la création de la commande fournisseur. La référence sera issue du masque automatique des produits si configuré ou à défaut un numéral de séquence unique que vous pouvez ensuite modifier après création du produit à votre convenance

Un lien en bas de page vers la pièce associée est créé.

Champs personnalisés

Voir le chapitre correspondant.

Vue en liste

Dans DoliPlus les tableaux dynamiques reprennent les champs personnalisés.

Association aux Projets

 Les demandes associées se retrouvent dans les référents du Projet

Accueil – Tableau de bord

 

 

Configuration des délais de retard

 

 

 

En rapport Mémos

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