Signature électronique – Consultation Extranet – ERP Dolibarr DoliPlus – Comment sécuriser ses contrats avec la Signature numérique ?

Ce module inclus deux fonctionnalités qui peuvent être activée séparément permettant pour des documents de type PDF,

  1. Le processus de Signature électronique,
  2. La Consultation Extranet

La signature numérique est un mécanisme permettant de garantir l’intégrité d’un document électronique et d’en authentifier l’auteur, par analogie avec la signature manuscrite d’un document papier.

La Consultation Extranet est une fonctionnalité permettant de mettre sur une page web liée à votre session DoliPlus un document en lecture directe en évitant de joindre le document comme habituellement par e-mail. Ainsi, vous pouvez surveiller la lecture de ce document par votre interlocuteur et lui proposer des services complémentaires.

Ce module est optionnel, veuillez contacter le support pour toute activation

Signature numérique – ( sans consultation extranet )

Un abonnement doit être souscrit auprès de Docage – plateforme de consentement numérique pour les entreprises respectant la norme européenne eIDAS2

Le Compte utilisateur Docage et sa clef Api Docage associée seront enregistrés dans l’espace configuration du module. Sur l’interface Docage les transactions seront automatiquement associées à chaque utilisateur DoliPlus.

Principe

Le document est lancé depuis l’interface de messagerie sortante. Pour autant, il sera effectivement envoyé via la plateforme de consentement numérique Docage, cela fait partie du principe d’authentification.

Une boite de dialogue permet de sélectionner l’option :

«  Pour signature électronique Rappel automatique… »

 

  • Si votre document est adressé à plusieurs « Destinataires », tous ces destinataires devront signer le document afin qu’il soit complètement validé.
  • Si un seul signataire est nécessaire alors, placez-en «Copie à » les éventuels autres interlocuteurs.
  • Un document doit être joint à l’envoi. Si plusieurs documents sont joints, alors il seront alors assemblés pour ne faire qu’un.
  • Rappel automatique envoyé par la plateforme : fixer la fréquence et la quantité

 

Limitation concernant l’origine du tiers pour les destinataires : Les destinataires ne peuvent appartenir qu’au même tiers, même si l’interface standard permet d’aller choisir au sein de plusieurs tiers les destinataires.

Votre interlocuteur reçoit un mail de ce type sans pièce jointe, avec un bouton lui permettant d’accéder au document via la plateforme de consentement numérique Docage. Cet e-mail est envoyé directement par Docage à l’e-mail indiqué.

Quand votre interlocuteur consulte le document, son mobile est renseigné, il peut le modifier si besoin. Un code de sécurité lui sera envoyé par texto sur ce numéro afin de valider la transaction, il devra ensuite le reporter dans l’interface.

Si le contact ne dispose pas de mobile, il recevra son code par e-mail

Un écran de fin de transaction apparaitra ensuite, et le signataire reçoit par e-mail une copie de son document.

Un tableau de synthèse disponible, dans cet exemple, dans la proposition commerciale permet de retrouver les informations de la transaction avec son statut.

  1. Lien vers tableau de détail du nombre de renvois manuels,
  2. Exécuter une demande de renvoi manuellement,
  3. Annuler la transaction si elle n’est pas encore signée. Dans ce cas, le destinataire rencontrera un message précisant l’indisponibilité du document,
  4. Consulter le fichier le détail de la transaction et accéder aux fichiers (document + preuve),

Rappels

Il existe le rappel automatique et le rappel manuel. CF ci-dessus.

Date de limite de consultation du document

Une date limite permet d’interdire la consultation du document, elle calculée selon le paramètre établit dans la configuration.

Fichier de preuve

Contenu des nombreux formats de documents pouvant être soumis à signature,  la représentation de la signature n’est pas inclus dans le document signé. Elle est légalement facultative.

Le fichier de preuve est le seul garant de la réelle signature du document.

Le fichier de preuve de 9 pages environ est accessible depuis le tableau de détail de la transaction.

Consultation Extranet

La Consultation Extranet est une fonctionnalité permettant de mettre sur une page web liée à votre session DoliPlus, un document en lecture directe en évitant de joindre le document comme habituellement par e-mail.

Ainsi, vous pouvez surveiller la lecture de ce document par votre interlocuteur et lui proposer en fin de lecture de :

  1. Remplir une autorisation éventuellement de prélèvement SEPA (fonctionnalité signature activée)
  2. Signer ce document avec éventuellement le mandat SEPA et son RIB (fonctionnalité signature activée)
  3. De régler la facture par CB (fonctionnalité Paybox activée – bientôt disponible)
  4. De renseigner les prix d’une demande de prix fournisseur (bientôt disponible). ces prix seront alors intégrés à DoliPlus,
  5. Proposer au destinataire d’envoyer un message au gestionnaire commercial qui sera prévenu par e-mail ainsi que par un événement inséré sur son agenda,

Envoyer une consultation

Le document est envoyé par e-mail depuis l’interface de messagerie sortante. Une boite de dialogue permet de sélectionner l’option :

«  Consultation extranet + signature électronique si disponible  + Demande de prélèvement »

  • Cocher la case Consultation extranet afin d’envoyer un mail avec un bouton invitant votre interlocuteur à consulter le document,
  • Cocher la case Demande de prélèvement afin de proposer le formulaire de demande de prélèvement SEPA avant la signature électronique si disponible,

Un document doit obligatoirement être joint à l’envoi. Si plusieurs documents sont joints, alors il seront alors assemblés pour ne faire qu’un.

Une exception est possible lors d’un envoi depuis un tiers avec la demande SEPA activée, dans ce cas seul le formulaire de saisie de demande de prélèvement sera proposé au destinataire.

Limitation concernant l’origine du tiers pour les destinataires : Les destinataires ne peuvent appartenir qu’au même tiers, même si l’interface standard permet d’aller choisir au sein de plusieurs tiers les destinataires.

Votre interlocuteur reçoit alors un mail de ce type, sans pièce jointe, avec un bouton lui permettant d’accéder au document :

Lorsque votre interlocuteur consulte le document, un compteur enregistre sa venue (voir renvoi 3).

Un tableau de synthèse disponible, dans cet exemple, dans la proposition commerciale permet de retrouver les informations de la consultation avec son statut.

  1. Renvoi  : Si le document est associé à une signature,un état permet de visualiser le statut du document – En cours – Signé- Annulé
  2. Renvoi  : Référence du document, un lie permet d’accéder en mode privé au document (compteur non activé)
  3. Renvoi  : Nombre de vues, un lien permet d’obtenir le détail des visites – le lien de géolocalisation donne une information approximative selon le type de connexion (ADSlL ou 4 G)
  4. Renvoi  : Si une demande de demande de prélèvement SEPA est associée
  5. Renvoi  : (non représenté) Selon les droits de l’utilisateur un bouton permet de supprimer une consultation encours

Depuis le menu Outils -> Outils complémentaires -> Consultations extranet, un tableau de synthèse général permet la supervision et de contrôle des flux respectifs (signature et/ou consultation extranet) et permet aux équipes de progresser dans la maîtrise de leurs informations.

Coté destinataire

Coté du destinataire en cliquant sur le bouton celui-ci accède à une page selon l’exemple ci-dessous :

 

 

  1. Renvoi  : La colonne de gauche précise les coordonnées de l’expéditeur (utilisateur DoliPlus),
  2. Renvoi  : Le document PDF assemble toutes les éventuelles pièces jointes de l’envoi,
  3. Renvoi  : Un compteur précise le numéro de la page  sur total pages,
  4. Renvoi  : Les boutons de navigation pour la lecture du PDF,
  5. Renvoi  : Le titre du document,
  6. Renvoi  : Si la signature est activée alors ce bouton permet de déclencher la signature avec contrôle obligatoire via SMS envoyé ensuite par Docage,
  7. Renvoi  : Permet au destinataire d’envoyer un message à l’expéditeur qui sera prévenu  par e-mail ainsi qu’un événement inséré sur son agenda,

Une fois le document signé celui n’est plus consultable, le destinataire en reçoit une copie par mail.

Espace de communication

Il est possible de définir à l’aide d’un éditeur de texte un message à l’aide de balises HTML afin d’afficher un message à tous vos destinataires. Cas pratique annoncer la participation à un salon, un nouveau produit + un lien vers un site de vente, …

Coté expéditeur

Sur option (configuration) il est possible de recevoir une notification par e-mail lors de chaque ouverture  de la consultation.

Le destinataire à la possibilité d’envoyer un message à l’expéditeur qui sera prévenu  par e-mail ainsi qu’un événement inséré sur son agenda,

Configuration du module

Gestion des droits

Ajuster les droits par groupe d’utilisateurs ou individuellement.

Configuration

Les options et comptes sont paramétrables dans l’espace de configuration accessible via la liste des signatures et/ou consultation extranet depuis le menu Outils ->Outils complémentaires.

Une interface permet également de saisir l’adresse du compte e-mail SMTP permet d’envoyer les messages du destinataire vers le gestionnaire commercial. Ne pas utiliser de compte Google en raison de leur restriction liée à la sécurité.

En rapport Mémos

Print Friendly, PDF & Email