La proposition commerciale est un point clé de votre processus de vente. C’est pourquoi DoliPlus vous offre tous les outils pour rédiger une belle proposition commerciale, rapidement et sans effort.

D’abord, la saisie en auto-complétion accélère tout. En effet, vous rédigez une offre en moins de trente secondes : tapez simplement une référence ou un libellé, et DoliPlus complète la ligne pour vous.

L’interface de la proposition commerciale

Pour bien démarrer, consultez les chapitres suivants :

• Interface devis, commandes et factures ;
• La fonction sous-total des devis et factures ;
• Les colonnes des lignes de proposition.

Ajouter des photos à votre devis

Vous voulez mettre en valeur vos documents ? DoliPlus vous aide à produire des devis détaillés et illustrés.

Concrètement, vous insérez les photos rangées dans le dossier « Photo » de la GED de vos produits. Ensuite, en un clic, vous visualisez le rendu du PDF dans votre navigateur, y compris sur tablette ou smartphone.

Relancer une proposition commerciale

Quelques chiffres parlent d’eux-mêmes :

• seules 25 % des PME planifient leurs actions commerciales sur l’année ;
• 60 % des PME ne relancent leurs devis que lorsqu’elles en ont le temps.

Avec DoliPlus, vous programmez au contraire vos relances directement. Vous gagnez ainsi en efficacité et en régularité.

De plus, vous pouvez rendre cette relance obligatoire pour valider le devis. DoliPlus crée alors une action de relance, affectée à la personne de votre choix. Pour activer cette option, allez dans les Paramètres PDF/Interface, puis activez PG30.

Enfin, le jour J, votre devis reste directement accessible depuis l’action de relance, dans l’Agenda. Pensez simplement à activer le filtre « Relance Propale ».

Probabilité de succès et date de livraison

Votre cycle de vente est moyen ou long ? DoliPlus vous fait gagner en visibilité grâce à des prévisions intégrées.

Pour cela, renseignez systématiquement la probabilité de succès. Cette information pondère ensuite votre chiffre d’affaires prévisionnel dans les tableaux de bord.

De même, indiquez la date de livraison estimée. Ainsi, DoliPlus projette le chiffre d’affaires réalisable dans les mois à venir, et l’intègre à votre gestion de trésorerie.

Tableaux de bord, statistiques et objectifs

Côté pilotage, vous disposez de plusieurs outils. La série 10 du menu Statistiques rassemble les données de devis, sous plusieurs présentations. De son côté, la série 2000 affiche un véritable tableau de bord de votre activité.

Enfin, vous saisissez vos objectifs de vente par année, par entité, par secteur ou par commercial.

Désigner les contacts de votre devis

Vous incluez vos contacts dans l’onglet « Contacts proposition ».

À noter : pour un « Contact client suivi propale », DoliPlus utilise l’adresse du contact. Pour un « Commercial suivi propale », il reprend le numéro de mobile de l’utilisateur dans le modèle PDF.

Ajouter vos CGV aux offres

Vous joignez vos Conditions Générales de Vente à vos devis. En effet, elles deviennent votre contrat commercial dès la signature. Pour aller plus loin, consultez le chapitre Conditions Générales de Vente.

Faire apparaître le RIB sur le PDF

Pour cela, créez d’abord vos informations bancaires dans un compte. Ensuite, configurez le module Facture pour désigner le compte par défaut. Vous pouvez enfin choisir un compte alternatif directement dans la cartouche de la propale.

Un cadre réservé pour la signature

Rendez-vous dans Accueil → Configuration → Paramètres PDF/Interface. Activez ensuite l’option 105 : elle ajoute une zone de signature et de bon pour accord.

De plus, cette option active un onglet de signature sur l’interface de la propale, avec son pad. Une nouvelle génération du document inclut alors la signature du client.

 

Transformer le devis en commande

D’un simple clic, vous transformez vos offres en commande client. Par ailleurs, des règles d’enchaînement définissent vos automatismes.

Visualiser les stocks

Un onglet Stock affiche en un coup d’œil les stocks disponibles pour les produits du devis. De plus, lors de l’auto-complétion, le stock s’affiche directement.

Joindre une documentation

Depuis la console du devis, vous ajoutez en un clic une documentation technique au format PDF, stockée dans la GED du produit. DoliPlus assemble alors toutes les documentations en un seul PDF, prêt à joindre à votre devis.

Composer vos catalogues produits

Vous gérez des catalogues avec ou sans prix ? Le module catalogue édite des catalogues automatisés à partir de vos catégories de produits.

Devis avec texte long (type consultant)

Pour les devis très rédigés, le module Office répond parfaitement au besoin. Vous rédigez la partie texte, éventuellement à l’aide de chapitres mémorisés. Ensuite, vous assemblez automatiquement la partie chiffrée et la partie rédigée en un seul PDF.

Créer vos tarifs clients

Vous travaillez avec un grand compte aux prix négociés ? Enregistrez vos tarifs clients, puis appelez-les directement dans vos devis. Pour cela, voir la Gestion des tarifs.

Business plan et trésorerie prévisionnelle

Vos devis s’intègrent automatiquement à votre trésorerie prévisionnelle. Ainsi, vous anticipez votre besoin en fonds de roulement.

Convertir vos contacts du site web

Vous convertissez automatiquement vos contacts issus du site web en prospects. Pour cela, découvrez le module LinkWeb.

Approche par opportunités d’affaires

Vous travaillez par devis successifs ou alternatifs ? Le module Opportunités d’affaires est fait pour vous.

Ajuster la présentation du PDF

Pour optimiser sauts de lignes et de pages, reportez-vous à l’Interface devis, commandes et factures.

Envoyer le devis par mail

Dès le devis validé, vous le transmettez par la messagerie interne, sans ouvrir le Webmail :

• les contacts sont proposés, avec l’option d’accusé de réception ;
• vous joignez au passage une documentation commerciale ;
• le devis est classé dans vos éléments envoyés ;
• une action « envoi mail » atteste automatiquement l’envoi.

Origine des propositions

À la création, vous renseignez l’origine de la proposition. Le dictionnaire général permet d’adapter la liste proposée. Enfin, la requête statistique n° 46 exploite ces données.

 

Classer des propositions en masse

Cette action est réservée aux administrateurs :

1. ouvrez la liste des devis à l’état « Validée » ;
2. affichez si besoin la colonne de sélection ;
3. validez enfin la sélection.

Importer des lignes de devis depuis un fichier

Vous remplissez votre devis à partir d’une source externe ? Cette fonction est là pour ça.

La mise en place est simple :

1. activez l’option PG60 dans les Paramètres PDF/Interface ;
2. préparez un fichier CSV avec le point-virgule comme séparateur ;
3. déposez-le dans le dossier « import » de la GED de la propale ;
4. nommez les en-têtes en majuscules ; les autres colonnes sont ignorées.

En-têtes des colonnes

• INDICE : l’indice de ligne (utile pour les devis de travaux) ;
• REF : la référence du produit dans la base DoliPlus ;
• LIBELLE : le libellé d’un produit non référencé ;
• DESC : la description complémentaire ;
• QTE : la quantité ;
• PU : le prix unitaire, sans symbole ;
• TVA : le taux de TVA (20 % par défaut) ;
• REMISE : la remise en %, sans le symbole ;
• UNITÉ : l’unité (UVA), conforme au dictionnaire.

Le principe de l’import

Lors de l’import, DoliPlus tente d’abord de reconnaître la référence via la colonne REF.

En cas de succès, la colonne LIBELLE est ignorée (l’information vient du produit), tandis que DESC remplace la description d’origine. En cas d’échec, la ligne devient un produit libre, et l’erreur est notée dans la note interne du devis.

Si la colonne REF est vide, la ligne est traitée comme un produit libre : LIBELLE est exploité, et DESC est ignoré.

Sous-totaux et chapitres

Vous structurez aussi vos devis avec des tags dans la colonne REF :

• COM : crée un chapitre (LIBELLE exploité), sans regrouper les lignes suivantes ;
• TOTAL : ouvre un sous-total qui inclut les lignes suivantes ;
• STOP : met fin au sous-total en cours.

Les contrôles de validation

DoliPlus propose des contrôles de validation standard. Pour en savoir plus, consultez le chapitre dédié.

Mettre en forme les documents PDF

Activez les options de présentation dans les Paramètres PDF/Interface. Par exemple, dans la série New DoliPlus, les bordures et les couleurs sont configurables.

Pour aller plus loin, consultez les modèles de génération de documents et la personnalisation des PDF. Vous pouvez aussi afficher vos logos de prestations en bas de page.

Options supplémentaires à paramétrer

Enfin, de nombreuses options personnalisent l’affichage à l’écran et sur les PDF : colonnes, adresses de livraison, références fournisseur, CGV, logos, etc.

Pour la liste complète, reportez-vous au chapitre Paramètres PDF/Interface.

En rapport Entrées

• Signature électronique et consultation extranet dans DoliPlus
• Gestion des matériels en location DoliPlus
• Interface Dolibarr devis, commandes, factures, …
• Conditions Générales de Vente
• Formulaires et collecte de données terrain avec DoliPlus