Les modèles de documents dans DoliPlus

Les modèles de documents de DoliPlus vous permettent d’enregistrer une fois pour toutes vos textes types — e-mails de relance, conditions commerciales, comptes rendus, fiches produit, réponses aux tickets… — puis de les réinsérer en un clic dès que vous ouvrez un éditeur de texte. Vous gagnez du temps, vous garantissez un message homogène dans toute l’entreprise et vous évitez les fautes de frappe.

Les modèles se gèrent depuis le menu Outils › Modèles de documents. Chaque modèle possède un titre unique, un type, un auteur et, c’est la nouveauté que détaille cet article, une liste d’utilisateurs autorisés qui pilote son partage.

Les différents types de modèles

Le type détermine dans quel contexte le modèle vous sera proposé. Selon les modules activés sur votre DoliPlus, vous disposez des types suivants :

  • E-mail — corps et objet des messages envoyés depuis la messagerie ;
  • Tiers / Contacts — notes et textes liés aux fiches clients et fournisseurs ;
  • Gestion commerciale — devis, commandes, factures ;
  • Gestion des achats — documents fournisseurs ;
  • Produit, Newsletter, SMS, Ticket, Intervention, Formation, Notes et Comptes rendus selon vos modules.
💡 Bon à savoir : un modèle de type E-mail comporte un champ Objet en plus du corps du message. Objet et corps sont insérés ensemble lorsque vous choisissez le modèle dans votre e-mail.

Créer un modèle de document

  1. Ouvrez Outils › Modèles de documents et choisissez le type souhaité (E-mail, Gestion commerciale…).
  2. Cliquez sur Nouveau modèle.
  3. Saisissez un titre unique : c’est le nom sous lequel le modèle apparaîtra dans la liste de l’éditeur. Choisissez-le parlant (ex. « Relance facture impayée »).
  4. Pour un e-mail, renseignez l’Objet.
  5. Rédigez le contenu dans l’éditeur de texte enrichi (mise en forme, listes, liens, images).
  6. Désignez le ou les utilisateurs qui pourront s’en servir (voir la section suivante), puis enregistrez.

Partager un modèle avec d’autres utilisateurs

C’est le point le plus important et le plus récent de l’outil. Deux champs distincts encadrent le partage de chaque modèle :

Auteur : le propriétaire du modèle

Le champ Auteur indique qui a créé le modèle. Il est renseigné automatiquement à votre nom à la création. Seul l’auteur — ou un administrateur — peut modifier ou supprimer le modèle. Vos collègues à qui vous le partagez peuvent l’utiliser, mais pas le toucher : votre version de référence reste protégée.

Utilisateurs : qui peut s’en servir

Le champ Utilisateurs est la clé du partage. Vous y ajoutez nominativement les collègues autorisés à employer le modèle : commencez à taper un nom ou un identifiant, DoliPlus vous propose la liste des utilisateurs actifs, et vous sélectionnez ceux qui en bénéficieront. Vous pouvez en désigner autant que nécessaire (toute une équipe commerciale, le support, etc.).

  • Modèle personnel : si vous ne désignez que vous-même, le modèle reste privé et n’apparaît que dans votre éditeur.
  • Modèle partagé : ajoutez vos collègues dans la liste « Utilisateurs » et le modèle apparaîtra automatiquement dans leur éditeur, sans qu’ils aient quoi que ce soit à paramétrer.
💡 Bon à savoir : le partage est réversible à tout moment. Retirez simplement un collègue de la liste « Utilisateurs » et le modèle disparaîtra de son éditeur, sans rien casser pour les autres.

Utiliser un modèle au quotidien

Dès que vous ouvrez un éditeur de texte concerné (un e-mail, une note de tiers, un compte rendu…), une liste déroulante « Choisir ici un modèle » vous propose tous les modèles du bon type auxquels vous avez accès — les vôtres et ceux qu’on vous a partagés. Vous sélectionnez le modèle, son contenu (et son objet pour un e-mail) s’insère instantanément ; il ne vous reste qu’à personnaliser les derniers détails avant d’envoyer.

Pour aller plus loin sur l’envoi de courriels et l’usage des modèles au quotidien : Envoi de mail via DoliPlus. Les modèles d’e-mail se combinent naturellement avec les signatures mail des utilisateurs pour des messages prêts à partir.

Personnaliser automatiquement avec les variables de substitution

Un modèle peut contenir des variables de substitution : des étiquettes qui sont remplacées automatiquement par les bonnes informations au moment de l’insertion (nom du client, montant de la facture, date du jour, votre signature…). Vous rédigez « Bonjour [nom du contact] » une seule fois, et chaque message reprend le bon nom. C’est ce qui transforme un simple texte type en véritable courrier personnalisé.

Gérer et organiser ses modèles

Le tableau des modèles offre plusieurs actions pratiques :

  • Dupliquer un modèle existant pour créer une variante sans tout ressaisir ;
  • Activer / Désactiver un modèle : un modèle désactivé est conservé mais n’apparaît plus dans les éditeurs — idéal pour le mettre de côté sans le supprimer ;
  • Modifier ou Supprimer (réservé à l’auteur et aux administrateurs) ;
  • Rechercher et trier par titre, contenu, type, auteur ou date pour retrouver rapidement un modèle dans une longue liste.

Droits, administration et environnements

L’accès à la création de modèles dépend des droits accordés à chaque utilisateur. Les administrateurs disposent en plus du bouton « Afficher tous les modèles », qui leur donne une vue complète sur l’ensemble des modèles de l’entreprise, tous auteurs confondus — pratique pour faire le ménage, harmoniser les textes ou reprendre le modèle d’un collègue absent. Sur les installations à plusieurs sociétés, chaque modèle est par ailleurs rattaché à un environnement, ce qui cloisonne proprement les modèles entre vos différentes entités.

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