sur 3 février 2016 Sommaire
Envoi de mail via DoliPlus : la messagerie interne
Pour l’envoi de mail dans DoliPlus, la messagerie interne reste l’outil le plus rapide. En effet, c’est un formulaire d’envoi disponible directement depuis vos fiches, sans changer d’écran.
Concrètement, vous la retrouvez par exemple sur :
- la fiche du tiers ;
- la proposition commerciale ;
- la commande client ou fournisseur ;
- la facture client ou fournisseur ;
- le projet ;
- l’expédition.
Par ailleurs, sa présentation reste la même partout. Elle sert exclusivement à envoyer des messages, le plus souvent accompagnés de pièces jointes.
Pourquoi utiliser la messagerie interne ?
D’abord, l’envoi de mail depuis l’interface interne offre plusieurs avantages :
- vous accédez facilement aux adresses du tiers et de ses contacts ;
- vous joignez des pièces directement depuis la GED du tiers ;
- vous réutilisez des messages prédéfinis, configurables dans le menu Outils.
Ensuite, selon l’endroit où vous l’ouvrez, vous accédez à la GED correspondante pour attacher vos documents :
- la GED du tiers ;
- la GED générale ;
- les GED des commandes et factures ;
- le dossier des documents scannés (selon le paramétrage de votre poste) ;
- le disque local de votre ordinateur.
Restriction sur les pièces jointes
Attention : vous ne pouvez pas utiliser la messagerie interne sur plusieurs onglets en même temps lorsque vous envoyez des pièces jointes. En effet, celles-ci sont stockées temporairement dans un même sous-dossier.
C’est pourquoi nous recommandons de procéder message par message :
- ouvrez la messagerie ;
- rédigez votre message ;
- joignez les pièces ;
- envoyez le message ;
- recommencez ensuite pour le suivant.
Exemple depuis la fiche du tiers
Configuration de l’envoi de mail
La réception utilise uniquement le protocole IMAP. Les serveurs Exchange disposant d’un port IMAP peuvent donc être compatibles, selon leur configuration. L’envoi, lui, passe par le compte propre à chaque utilisateur.
Vous paramétrez ces comptes dans la console d’administration du module messagerie. De plus, un raccourci existe via le menu Accueil → Configuration → Email.
Paramètres d’accès au compte
Les principaux fournisseurs sont déjà préconfigurés, par exemple Gmail ou Orange. En revanche, si votre messagerie est hébergée sur un serveur privé, le support peut paramétrer un nouveau compte sur prestation spéciale.
Configurer un nouveau compte
Pour commencer, appuyez-vous sur la « Liste des configurations disponibles ». Complétez ensuite les paramètres manquants, puis validez grâce aux boutons de test.
Partager un compte
Par ailleurs, vous pouvez déclarer un compte en partage entre plusieurs utilisateurs, via le « Partage accès WebMail ».
Dossier des éléments envoyés
Vos mails envoyés sont copiés dans le dossier « éléments envoyés » de votre messagerie. Ainsi, vous retrouvez tous vos messages au même endroit.
Pour cela, désignez le nom de ce dossier sur votre serveur (sauf pour Gmail). Vous l’obtenez d’ailleurs facilement via le bouton « Choisir un dossier ».
À noter : un message vous prévient après l’envoi si cette configuration reste incorrecte.
Synchroniser la signature
Enfin, modifiez la signature dans la fiche de l’utilisateur. Cliquez ensuite sur « Synchroniser sa signature avec la messagerie ».
Pour aller plus loin
Le webmail intégré DoliPlus
DoliPlus propose aussi une véritable boîte de réception, directement dans votre logiciel. Vous recevez, classez et envoyez ainsi vos mails sans changer d’outil. En savoir plus…
L’assistant de rédaction et la dictée vocale
De plus, le webmail vous aide à rédiger. Il corrige l’orthographe et propose la dictée vocale : vous parlez, et votre texte s’écrit tout seul. En savoir plus…
Les messages standards
Par ailleurs, préparez des modèles réutilisables depuis le menu Outils. Vous gagnez ainsi du temps sur vos envois récurrents. En savoir plus…
Les signatures des utilisateurs
Enfin, mettez en place une signature qui s’ajoutera automatiquement à vos messages. En savoir plus…
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