sur 21 juin 2021 Sommaire
La gestion des demandes d’intervention dans DoliPlus permet à vos clients d’émettre des demandes, et à vos équipes de les transformer en ordres de travail. Ainsi, vous suivez chaque intervention, de la première demande jusqu’à sa réalisation sur le terrain.
De plus, vous centralisez tout au même endroit : la demande, le rendez-vous, l’intervenant, puis le compte rendu. Vous évitez donc les appels perdus et les relances oubliées.
Pourquoi gérer les demandes d’intervention dans DoliPlus
Un dépannage, une maintenance ou une pose se déclenchent rarement au bon moment. C’est pourquoi vous avez besoin d’un canal clair pour recevoir les demandes, puis les traiter dans l’ordre.
Avec les demandes d’intervention, vos clients déposent leur besoin en ligne. Ensuite, vos équipes planifient le rendez-vous, envoient une confirmation, puis interviennent. Enfin, le client retrouve l’historique dans son espace.
Pour la gestion complète des interventions et du parc matériel, reportez-vous au chapitre Gestion des interventions et du parc matériel.
De la demande au rendez-vous
Chaque demande devient une intervention planifiable. Vous lui affectez donc un intervenant, une date, puis un lieu.
Par ailleurs, DoliPlus prévient automatiquement le client de son rendez-vous. Le message part par e-mail ou par SMS, selon votre configuration.
Messages de confirmation de rendez-vous
Vous paramétrez le contenu des messages dans le module Intervention (Divers → configuration). Deux modèles sont disponibles :
- le message pour l’e-mail ;
- le message pour le SMS.
L’envoi se fait en priorité par SMS lorsque le compte prépayé est alimenté. En revanche, le numéro doit figurer dans le champ « Tél mobile » pour être reconnu.
Pour aller plus loin sur les notifications, consultez le chapitre Alerte SMS ou e-mail sur interventions.
Portail extranet pour vos clients et vos intervenants
Le Portail extranet ouvre un accès en ligne à vos clients et à vos intervenants externes. Ainsi, chacun visualise les informations liées à l’exploitation, sans entrer dans votre logiciel de gestion.
Pour cela, utilisez les droits spécifiques du module (accès profil…) afin de cadrer précisément ce que chaque profil peut voir.
Exemple de paramétrage pour un intervenant externe
Voici un exemple de réglage des droits pour un intervenant qui consulte ses interventions à distance.
Note : en configuration multi-société, l’utilisateur doit appartenir à un groupe.
Exemple de paramétrage pour un client
De même, voici un exemple de droits pour un client qui suit ses propres demandes d’intervention.
Note : là encore, en configuration multi-société, l’utilisateur doit appartenir à un groupe.
Formulaires Kiséo
Le service Kiséo relie vos formulaires terrain à DoliPlus. Concrètement, il préremplit un formulaire, récupère les données saisies, puis rapatrie les PDF. Il offre donc trois accès :
- un accès en écriture, pour préremplir un formulaire ;
- un accès en lecture, pour récupérer les données saisies ;
- la récupération des PDF.
Chaque formulaire Kiséo s’appuie sur trois champs de liaison, à renseigner dans la configuration :
| Kiséo Id | Identifiant du document Kiséo (ouvrez puis fermez le formulaire pour le mettre à jour). |
| Kiséo URL | URL du formulaire Kiséo (ouvrez puis fermez le formulaire pour la mettre à jour). |
| Kiséo URL Doc | URL du document Kiséo généré (ouvrez puis fermez le formulaire pour la mettre à jour). |
Plusieurs outils complètent cette intégration :
- la liste des utilisateurs (voir la fiche utilisateur DoliPlus) ;
- la liste des formulaires (voir le paramétrage client) ;
- la liste des modèles de documents (voir le paramétrage client). Enregistrez d’abord le formulaire, puis modifiez-le pour sélectionner le document à y attacher ;
- un service de ramassage automatique des formulaires saisis, toutes les 15 minutes ;
- un journal d’importation détaillé, classé dans la GED de la demande.
De la même façon, vous pouvez mettre en place un ramassage automatique, toutes les 15 minutes, des fichiers CSV déposés dans un sous-dossier client.
Pour aller plus loin
Vos intervenants travaillent en déplacement ? Suivez alors vos demandes d’intervention depuis le mobile :
