Ce module «Suivi de chantier Dolibarr» permet de reprendre les étapes du devis (lot indicé. ) transformé en commande pour effectuer à travers un nouveau processus dans l’ERP :

• des suivis de visite quotidienne de chantier opérés en général par les conducteurs de travaux,
• des réunions de chantiers hebdomadaires avec la maîtrise d’œuvre

Les saisies terrain sont généralement effectuées via DoliPlusMobi application Android qui après la création du nouveau suivi sur cette même application peut travaillée en mode déconnecté du réseau internet. Son ergonomie permet le pilotage avec un seul doigt, la dictée vocale, prise de photos facile…

À travers chaque suivi de chantier, chaque ligne décrite à l’origine dans le devis peut se voir associer des informations du type :

1. Un compte-rendu,
2. Des photos,
3. Un pourcentage d’avancement,
4. Besoin humain,
5. Besoin matériel,
6. Besoin matériaux,

Les besoins 4,5,6 – déclenche à la synchronisation avec l’application principale web DoliPlus des actions sur les listes de tâches/agenda de chaque personne désignée (cf gestion des ressources travaux)

À la synchronisation du nouveau suivi, les personnes désignées en ressource du suivi sont alertées par émail de la disponibilité du nouveau suivi.

Contrairement à d’autres applications spécialisées du marché, cette solution permet de synchroniser l’ensemble des informations, photos dans le système d’information global de l’Entreprise – ERP, Application web DoliPlus; le but étant de globaliser toutes les informations afin de les croiser pour suivre l’état financier du chantier à tout moment.

1. Compléter l’onglet contact en désignant les ressources internes selon les rôles disponibles ou à ajouter,
2. Les documents PDF tels que CCTP, plans sont à déposer dans la GED  (Synchro app Android) ,
3. Un onglet note permet de consigner des informations supplémentaires dans une zone publique/privée.
4. L’onglet Lots/sous Lots  reprend les lignes de la commande. Il est possible ici de désactiver la duplication de certaines de ces lignes dans l’édition des suivis.
5. Enfin, «Valider» le suivi de Travaux sur l’onglet suivi afin de pouvoir commencer l’édition de nouveaux suivis/réunion de chantier.

Saisir un nouveau suivi

La ligne de Travaux associée doit être au statut validé

L’application doit être téléchargée (  DoliPlusMobi )

Le connecteur dans l’application Web doit être activé et configuré avec les droits respectifs des utilisateurs. Cf support

L’application détecte la présence du réseau. Les boutons de bas de page sont au vert si le réseau internet est disponible.

Ces boutons  peuvent selon les cas s’effacer si le réseau n’est pas disponible empêchant ainsi toute action.

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Sur DoliPlusMobi, à partir du menu général cliquez sur le menu «Travaux»

• Le bouton « Actualiser» permet de rafraîchir la liste des travaux en cours.
• La liste peut se rafraichir si une saisie non synchronisée n’est pas en cours.

Cliquer sur l’un des suivis travaux pour renter dans la liste de suivis attachés aux travaux en cours.

 

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Depuis la liste de suivis par date ajouter un nouveau suivi :  «+ Suivi»

ATTENTION le réseau est nécessaire dans cette étape, anticiper cette action si le chantier se situe dans une zone non couverte – rafraîchir les zones GED si nécessaire.

Renseigner la boîte de dialogue avec le type de suivi Visite/Réunion, après validation une nouvelle ligne de suivi est disponible

                                             

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Si on rentre dans le suivi en mode saisie, le premier écran liste les étapes de la commande.

Si on rentre dans une  de ligne d’un suivi les états suivants sont modifiables :

1. Pourcentage d’avancement,
2. Besoin humain (action)
3. Besoin matériel (action)
4. Besoin matériaux (action)
5. Compte-rendu,
6. Photos associées,

Les écrans suivants illustrent la saisie d’un besoin RH, l’avancement ou la prise de photos.

Le microphone et sa reconnaissance vocale peuvent être activés afin de dicter les comptes-rendus ou descriptions des besoins.

Rappel de l’historique saisie

Il est possible de faire remonter sur chaque écran de saisie les dernières valeurs enregistrées comme l’exemple ci-dessous :

Pour cela se rendre dans l’application DoliPlus et configurer le module

 

Fin de saisie

Effectuer un suivi de travaux dans DoliPlus

Sélectionner la date du suivi, un onglet correspondant s’ouvre.

Les champs sont ensuite modifiables.(cf copie-écran ci-dessus)

Les photos peuvent être modifiées, marquées…

 

1. Travaux : Les documents globaux liés aux travaux  CCTP, plans …
2. Suivi : Le compte -rendu de la maitrise d’œuvre par exemple correspondant à la date de la réunion,

Planning – Saisie des présences prévisionnelles et effectives

En accès depuis :

• Le processus «Travaux» concerné via l’onglet planning,
• Le menu général pour une vue multi travaux,

Que permet la gestion de planning associé au Suivi de chantier Dolibarr ?

• Saisir la date des présences prévisionnelle afin de mieux organiser la gestion du chantier,
• Saisir les présences effectives,

Le personnel peut être interne comme externe et doit être déclaré dans la partie contrat GRH avec pour l’utilisateur les droits requis.

Le personnel externe (ex personnel en intérim) doit être lié à un tiers et contact.

Une requête permet d’extraire pour une période donnée les temps de travail afin de faciliter le contrôle de gestion fournisseur ou les bulletins de paie.

Les absences du personnel interne sont signalées automatiquement à la GRH via des demandes d’absence (statut bouillon) à des fins de régularisation. Dans ce cas, le type d’absence doit être signalée dans «type d’absence GRH» et la durée de présence partielle éventuelle et la durée d’absence renseignées.

Utiliser le planning

La vue hebdomadaire ou mensuelle peut être choisie.

Les participations à différents chantiers sont regroupées par personne afin de faciliter la programmation.

Les chevrons ou le «Aller vers» permettent la navigation vers d’autres périodes.

Le bouton export offre comme habituellement de nombreuses possibilités.

 

Le bouton «Enregistrer une nouvelle personne» permet de la  déclarer dans la partie contrat en GRH et d’afficher cette nouvelle ressource dans la liste déroulante. Rappel les droits GRH sont requis pour l’utilisateur effectuant cette action.

Pour saisir une nouvelle entrée, utilisez le bouton « Ajouter au planning »

Il est possible d’utiliser sans risque pour les saisies déjà effectuées , la programmation sur plusieurs dates.

• Les samedis et dimanches sont écartés (cf configuration),
• Les jours comportant une programmation horaire débutant au même moment ne seront pas pris en compte,

La zone orange correspond à une prévision, la verte à une confirmation du réel.

La saisie ou la modification s’effectue par un clic dans la zone souhaitée pour une prévision ou une confirmation.

Les informations de l’heure de début sont indiquées par AM (matin) ou PM (Après midi) .

L’interface de saisie en mode modification change de forme selon qu’il s’agit d’une saisie

-> en prévision,

-> en confirmation pour un membre interne ou externe.

        

A noter :

• Il n’est pas possible de modifier une prévision avec un enregistrement de confirmation ( zone verte),
• Deux prévisions ne peuvent pas commencer au même moment, en revanche elles peuvent cohabiter une une même date sur 2 tranches horaires de début d’activité différent (cf exemple),
• Le total horaire porté en partie supérieur doit être vérifié lors de la saisie,

Pour annuler/supprimer une entrée plusieurs possibilités :

A) Annuler la durée en prévision ou confirmée/réelle via la modification. À noter, c’est la seule méthode pour une date confirmée.

B) Un clic droit sur la zone orange pour les dates en prévision sans confirmation comme toujours. Avec deux possibilités pour supprimer :

1. Une seule entrée,
2. Selon une période de date à date,

Feuille de temps

La  feuille de temps permet une extraction des présence confirmée et des absences à des fins de gestion.

 

Configuration du module

En accès depuis le Menu Travaux/ travaux/ configuration.  À paramétrer au démarrage du module.

Il est également possible d’ajouter des champs personnalisés sur le descriptif Travaux via la bouton «Configurer» situé au-dessus de la liste des suivis de Travaux

 

 

En rapport Mémos

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• Agendas et Plannings synchronisés avec Smartphones