sur 15 février 2016 Sommaire
Le cahier des charges logiciel est le premier document de tout projet d’adaptation de votre ERP DoliPlus. Ainsi, vos besoins sont clairs avant la moindre ligne de code, et le développement part sur de bonnes bases.
Pas de panique : ce guide vous met sur la piste. De plus, nous vous accompagnons à chaque étape.
Pourquoi rédiger un cahier des charges logiciel
Un cahier des charges formalise vos besoins et les fonctionnalités attendues. Par conséquent, tous les acteurs du projet partagent la même compréhension. Concrètement, il vous aide à :
- structurer le projet ;
- clarifier vos idées ;
- identifier précisément vos besoins ;
- faire comprendre votre projet aux développeurs.
Le document se construit du général vers le détail. D’abord la présentation du logiciel, ensuite les actions de chaque utilisateur.
Présentation générale
D’abord, expliquez en langage naturel la problématique rencontrée aujourd’hui. À ce stade, laissez de côté la technique : faites comme si tout était possible.
Le cahier des charges se construit aussi par échanges successifs. Ainsi, considérez votre première rédaction comme un brouillon, puis soumettez-la pour qu’on l’affine ensemble.
Ensuite, décrivez les enjeux de vos besoins. Par exemple : corriger des dysfonctionnements, gagner en productivité, réduire les erreurs et les doubles saisies, produire des statistiques, ou améliorer le service rendu aux clients.
Enfin, fixez des objectifs quantifiés. Par exemple : « aujourd’hui le taux de satisfaction est de 60 %, nous visons 80 % un an après la mise en place ».
Périmètre
Ensuite, fixez les limites du projet. Tous les clients sont-ils concernés ? Tous les collaborateurs ? Toutes les implantations ? Par exemple : « nous nous concentrons d’abord sur les clients France ».
Description fonctionnelle
Décrivez maintenant ce que doit faire votre application. Cet exercice reste essentiel : il vous oblige à préciser ce que vous voulez vraiment.
Pour commencer, partez des fonctions principales, puis déclinez-les en sous-fonctions. Par exemple, la fonction « enregistrer le contact client » se décline en « créer une fiche », « modifier une fiche », etc. Ensuite, regroupez les actions par catégorie d’utilisateur :
|
Type d’utilisateur |
Action utilisateur |
Commentaire |
| Agent comptable | Saisir un contrat client | La fiche client doit exister. |
| Relancer les clients en impayé | 2 relances maximum, réglable. E-mail, SMS, fax. | |
| Saisir les commandes client | Le devis devient une commande, sans ressaisie. | |
| Agent commercial | Consulter les demandes de devis | |
| Contacter les prospects | ||
| Rapporter la conclusion d’une mise en relation | ||
| Technicien | Saisir un rapport d’intervention | |
| Consulter sa feuille de route |
Par ailleurs, pour chaque fonction importante, une grille précise l’objectif, la description, les contraintes et le niveau de priorité :
| Fonction : créer une nouvelle fiche de contact client | |
| Objectif | Accéder vite à un masque de saisie avec les informations essentielles. |
| Description | Le masque s’ouvre par un raccourci. Il comprend le compte client, le nom du client, le contact, etc. |
| Contraintes | Valable pour les clients ; un mode dégradé pour les prospects viendra plus tard. |
| Priorité | Haute |
Gestion des droits utilisateurs
Un logiciel sert souvent plusieurs profils, qui n’accèdent pas aux mêmes actions. C’est pourquoi vous listez les utilisateurs, leur fonction, puis l’action attendue en une phrase courte :
|
Personne (service) |
Utilisation du logiciel |
| Brigitte (comptabilité) | Saisir les contrats, relancer les impayés, saisir les commandes. |
| Franck (commercial) | Consulter les demandes de devis, contacter les prospects, rapporter une mise en relation. |
| Robert (technicien) | Saisir un rapport d’intervention, consulter sa feuille de route. |
Interface et écrans
Si vous avez une idée du rendu final, faites une maquette simple, à la main ou sur un éditeur de texte. Cela aide beaucoup les développeurs à se projeter.
Budget, délai et organisation
Enfin, précisez les ressources mobilisées : enveloppe budgétaire, responsable de projet interne et date de réalisation attendue. Pour les projets complexes, prévoyez aussi des livrables intermédiaires et des phases de test.
En conclusion
Pour gagner en productivité, mieux vaut travailler sur un référentiel unique et partagé, où chaque acteur apporte sa contribution. Or un bon cahier des charges logiciel est l’étape indispensable pour adapter DoliPlus à vos besoins. En résumé, ce travail amont clarifie vos besoins, vos processus et votre organisation, puis sécurise toute la suite du projet.
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