Une caisse enregistreuse dans votre ERP.

Dans votre stratégie de vente multi canal de vente, il est facile de mettre en œuvre dans vos points de vente une caisse enregistreuse encore appelée P.O.S ( Acronyme anglais : Point Of Sale )

Les données déjà présentes dans votre ERP et déjà utilisées pour vos autres canaux de vente sont utilisables directement dans ce point de vente.

Particularités de ce module DoliPlus :

  1. Recherche article multicritères + code à barres, visuel par images,
  2. Ajout de produits non référencés dans la base de données,
  3. Visualisation du stock associé à la caisse,
  4. Mise en attente de tickets,
  5. Édition de la facture et/ou du ticket/note,
  6. Gestion des Unités de vente (UVA) , Prix au KG,… ,
  7. Ajout d’un commentaire personnalisé sur ticket par le vendeur (stocké dans la note de la facture),
  8. Accès à historique des ventes,
  9. Accès aux ré éditions de factures, tickets,
  10. Gestion des remises de chèques avec mémorisation de N° de chèque par vente,
  11. Accès direct selon droits au compte caisse,
  12. Impression automatique du ticket (option),
  13. Multi paiements possibles et paiements différés,
  14. Utilisation avec lecteur de code à barres Bluetooth ou USB,
  15. Interface tactile : Clavier numérique tactile,  Adapté aux écrans de grandes tailles et tablettes,
  16. Programme de fidélité (Module spécial en option),
  17. Note du client interne en rappel sur affichage,
caisse enregistreuse dans votre ERP Dolibarr

Principe de fonctionnement

Dolibarr + DoliPlus ERP CRM une application Cloud de gestion commerciale qui enregistre notamment à travers une de ses fonctionnalités appelée caisse enregistreuse :

  • des factures (factures acomptes, avoirs ou standards),
  • des paiements – eux même ne peuvent être enregistrés sans factures,
  • des mouvements de stocks si cette fonction est activée,

Ces enregistrements sont réalisés sur un serveur unique dédié au client et accessible de manière sécurisé (SSL) dans le Cloud et en temps réel.

Il n’existe pas de mode hors ligne permettant de stocker des enregistrements liés à la facturation ou au paiement sur la machine de l’utilisateur.

Les appareils du type Ordinateur de bureau ou Tablettes sont compatibles. Un navigateur compatible de type Firefox, Chrome, Opéra doit être utilisé avec une connexion au Cloud via ADSL ou 3/4G, …

Rappel, la facture est obligatoire dans les cas suivants :

  • Prestation de service ou toute vente de marchandise entre professionnels,
  • Vente d’une marchandise d’un professionnel à un particulier, seulement si celui-ci le demande ou en cas de vente à distance (sinon un ticket de caisse suffit),
  • Prestation d’un service entre un professionnel et un particulier lorsque le montant dépasse 25 € TTC, ou si le client le demande quel que soit le montant.

Le module de caisse Dolibarr + DoliPlus fonctionne sur le principe de génération systématique de factures en temps réel. Si le client se souhaite pas donner son nom la facture est établie à un client «divers» désigné dans l’interface de configuration.

L’édition d’un document de vente peut être réalisé par :

  • l’impression d’une facture,
  • l’impression d’un Ticket ou d’une Note preuve d’encaissement ne mentionnant pas le nom du client.

Configuration du module point de vente – caisse enregistreuse DoliPlus

Paramètres de configuration

Liste des paramètres de configuration du module à renseigner.

La plupart de ces paramètres sont explicites, revus de certains d’entre eux :

  • Classe de tarif applicable sur Point de vente :  zéro pour appliquer le niveau de prix du compte du tiers ou bien le numéro de la classe de prix de vente à appliquer pour toutes les ventes avec la caisse.
  • Une option permet de valider la saisie directement à la lecture du code à barres, saisir la quantité avant dans ce cas.
  • Une autre option permet de cumuler les quantités sur articles identiques déjà saisies.
  • Possibilité d’ajouter jusqu’à 5 cartes de paiement  supplémentaires.
  • Sélection articles avec pad images :  Valider l’option puis  sélectionner les catégories de produits à afficher à l’aide des tags dans l’ordre souhaité.

Nota : Pour ajouter des images sur les catégories se reporter au chapitre gestion des catégories

 

Droits des utilisateurs

Il est important de donner les droits liés à la facturation aux utilisateurs

 

Paramétrage de votre navigateur pour l’édition du ticket

Afin d’éviter l’impression des entêtes et pieds de page, il est nécessaire de configurer le navigateur. Exemple avec Firefox, modifier les valeurs par défaut depuis le menu Imprimer

caisse enregistreuse dans votre ERP Dolibarr       caisse enregistreuse dans votre ERP Dolibarr

Utilisation de la caisse enregistreuse

Démarrer une vente sur le Point de vente

Idéalement, utilisez un écran tactile.

L’utilisateur est logué avec son compte. Il n’est pas possible de travailler avec un même compte sur le point de vente.

La facture sera établie au client dés

  1.  Sélection client, au choix :
    • Conserver le client «Divers» préalablement créé durant la configuration si le client ne souhaite pas donner son nom,
    • Sélectionner un client enregistré par son Nom ou numéro de téléphone ou  émail ou code -barres ou préfixe si activé,
    • Créer le compte du client si inexistant dans la base. Par simplification, seul le tiers est créé. Le numéro de mobile peut être saisie (compatible avec le module d’envoi de SMS)caisse enregistreuse dans votre ERP Dolibarr
  2. Sélectionner un produit
    • A l’aide sa référence ou libellé,
    • A l’aide de son code à barres,
    • A l’aide du Pad images si activé,
  3. Sélectionner la quantité : Bouton «Quantité» + Pavé numérique
  4. Modifier la remise si nécessaire
  5. Ajouter

En fin de sélection des articles en commande, choisir un moyen de paiement puis valider. Il est possible d’émettre plusieurs types de règlements

Si l’option accepter des paiements différés est activée alors il est possible de confirmer la vente sans émettre un règlement. La facture émise sera au statut «impayée».

Valider la vente et imprimer le ticket ou la facture puis Nouvelle vente.

 

Règles d’annulation ou rectification d’une facture

Il est tout à fait possible d’annuler ou rectifier une facture en cas de modification d’éléments (erreur, prix, etc.)

Pour cela, il faut établir une facture d’avoir en cas d’annulation de tout ou partie du paiement initialement convenu.

Cette opération s’effectue en recherchant la facture dans le Journal de vente, puis procéder comme habituellement dans votre ERP.

 

Principe de fonctionnement du programme de fidélité (option)

Ce programme de fidélité à été développé pour un besoin spécifique. Nous pouvons adapter son fonctionnement pour les besoins de votre stratégie commerciale.

Un nombre pré défini de passages en caisse donne droit à une remise cumulée sur le total des achats compris sur une période définie en console d’administration.

A l’issue de la période, un nouveau contrat fidélité doit être à nouveau établi. Les avantages acquis non consommés sont perdus pour le client final.

Le montant de la remise en % est défini en console d’administration.

Peuvent être exclus du calcul les produits appartenant à une ou plusieurs catégories définies et ne donnant pas l’avantage du programme de fidélité. Un repère sur le ticket avertit le client des produits exclus.

Lorsque le nombre de passages requis pour prétendre à une remise est atteint, alors le montant de la remise est signalé sur l’interface de Caisse.

La validation de la remise permet d’ajouter une ligne d’un montant négatif devant être supérieur au montant des achats encours.

Une fois la remise consommée, le programme de fidélité est ré initialisé pour une nouvelle période avec le cumul des avantages du jour non compris dans la remise venant d’être accordée.

Le nombre de passages est reporté sur le ticket client.

caisse enregistreuse dans votre ERP Dolibarr

Une fois le client sélectionné si une carte de fidélité existe, les dates du contrat fidélité et le montant cumulé sont affichés.

Si le contrat est expiré, un message avertit l’utilisateur afin d’établir un nouveau contrat.

Pour créer une nouvelle carte, sélectionnez le bouton “Carte Fidélité”

La remise est calculée sur le Montant TTC (Référentiel du client final) sur chaque ligne en écartant les articles appartenant aux catégories définies (PROMO, …)

caisse enregistreuse dans votre ERP Dolibarr

Une vue “Fidélité” permet un aperçu sur les contrats établis

Journal de vente

Le Journal de vente permet d’afficher les ventes du jour par défaut.

Un sélecteur de dates permet de se reporter une autre période.

Il est possible de modifier la longueur des listes et de réaliser une exportation des ventes vers tableur ou sortie impression.

Journal de caisse

Permets de visualiser les écritures dans le compte caisse.

Nouvelle règlementation des logiciels de caisse

Se rapporter au chapitre correspondant : Nouvelle règlementation des logiciels de caisse pour Dolibarr DoliPlus

Lecteur de codes à barres

Le code à barres peut être utilisé directement sur le champ de recherche du produit.

Pour information, nous avons testé avec succès le lecteur économique Inateck BCST-10 sur Windows 10 et Android

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