La gestion des encours clients dans DoliPlus vous aide à limiter les retards de paiement et à réduire les litiges. Ainsi, vous gardez une vision claire de votre trésorerie.

En effet, l’encours est un indicateur essentiel de la santé financière. Il mesure les ventes réellement converties en liquidités. C’est pourquoi un suivi régulier, global et par client, fait toute la différence.

Qu’est-ce que la gestion des encours clients ?

L’encours client regroupe l’ensemble des règlements que vos clients doivent encore vous verser :

• les factures échues, non réglées dans le délai convenu ;
• les factures non échues ;
• les factures à émettre, correspondant aux commandes validées.

De cette somme, vous retranchez bien sûr les avances et acomptes déjà perçus :

Encours client = (factures échues + factures non échues + factures à émettre) − avances, acomptes et règlements partiels

À noter : DoliPlus propose en standard un outil simple pour fixer un niveau d’encours par client. Ce module apporte, lui, une gestion avancée. Il ne fait pas partie de la distribution standard : contactez votre service commercial.

Une vue d’ensemble

D’abord, une vue en liste s’ouvre depuis le menu Vente → Outils → Liste des encours clients. Elle affiche tous les clients qui vous doivent encore des règlements.

Cette liste reste très lisible :

• des filtres dynamiques croisés font ressortir rapidement les clients à surveiller ;
• les colonnes de calcul se masquent pour gagner en synthèse ;
• une infobulle détaille chaque cellule, avec le nombre de jours de retard sur les factures échues.

Ensuite, trois graphiques complètent l’analyse :

• les montants d’encours et les limites par niveau ;
• le pourcentage des encours dépassés par niveau ;
• le niveau bloqué : dépassement par rapport à la limite autorisée.

Enfin, un widget en page d’accueil affiche directement les dépassements d’encours.

Les acteurs de la relation client informés

Par ailleurs, vos équipes en contact avec les clients restent parfaitement informées. En survol, elles retrouvent les mêmes informations sur :

1. la fiche client : limite d’encours, niveau d’alerte et d’autorisation ;
2. la fiche de la commande ;
3. la fiche de la facture.

Le code d’alerte de l’encours

Le code d’alerte gradue ensuite l’importance du suivi, selon trois niveaux :

1. pas d’alerte (code OUTS_NONE) ;
2. alerte sur dépassement (code OUTS_ALERT) ;
3. blocage de tout dépassement, sauf dérogation (code OUTS_BLOCKED).

Ainsi, à la validation d’une commande ou d’une facture, DoliPlus alerte ou bloque dès que la limite est dépassée.

 

Pour fixer le niveau d’alerte, deux méthodes s’offrent à vous :

1. de façon unitaire, sur la fiche client (selon les droits) ;
2. en masse, via un fichier au format CSV.

Pour la mise à jour en masse, procédez ainsi. D’abord, extrayez les clients via Outils → Export DoliPlus → 9351 (liste des tiers par catégorie). Ensuite, complétez la colonne ENCOURS_CODE avec les codes voulus.

Enfin, réimportez le fichier via Outils → Import DoliPlus → 10010. Conservez la colonne ROWID pour le rapprochement, et décochez « Insérer uniquement ». Vous pouvez d’ailleurs mettre à jour la limite d’encours en même temps, grâce à la colonne ENCOURS.

Configuration et droits

Avant tout, paramétrez les droits afin d’autoriser les bons utilisateurs à exploiter le module.

 

Des outils connexes pour mieux maîtriser vos encours

Pour finir, plusieurs outils renforcent la gestion des encours clients :

1. la relance manuelle de factures impayées ;
2. la relance préventive de factures ;
3. la relance des factures impayées automatisée.

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