sur 24 janvier 2016 Sommaire
Avec DoliPlus, vous créez vos modèles de courriers Word pré-remplis automatiquement depuis la fiche d’un tiers. Ainsi, vous gagnez du temps et vous évitez les erreurs de recopie.
DoliPlus gère les modèles au format .ODT, mais aussi directement au format Word. Concrètement, vous choisissez le courrier dans une liste déroulante, puis le document se génère, prêt à imprimer ou à envoyer.
Des modèles de courriers Word pré-remplis
Le courrier se construit à partir d’une matrice, qui n’est jamais modifiée. En effet, des variables de substitution placées dans la matrice sont remplacées au moment de la génération.
Par exemple, vous préparez ainsi :
- un courrier de réclamation ;
- un courrier d’accompagnement d’une documentation ;
- une réserve auprès d’un transporteur.
Ensuite, vous téléchargez le document pour le modifier ou l’imprimer. À noter : après modification sur votre poste, redéposez-le dans la GED ; un document du même nom y remplace alors le précédent.
Ajouter ou modifier une matrice Word
Rendez-vous dans le menu Outils → Gestion des documents et matrices → Matrices, puis ouvrez le dossier « Courriers_Matrice_Word ». Ensuite, dupliquez le modèle « Courrier_Matrice.docx », modifiez-le en respectant les variables, puis renommez-le pour créer autant de modèles que nécessaire.
La syntaxe des variables de substitution
Une variable s’écrit entre $ et accolades. Par exemple, pour l’en-tête de votre société : ${company_name}, ${company_address}, ${company_zip} ${company_town}.
De même, pour une signature : ${myuser_firstname} ${myuser_lastname}, ${myuser_phone}, ${myuser_email}.
Générer un courrier depuis un tiers
Depuis la fiche d’un tiers, ouvrez l’onglet des fichiers joints, choisissez le modèle, puis lancez la génération. Pour un envoi postal en nombre, reportez-vous au mailing par publipostage.
Pour aller plus loin
- L’éditeur de courriers du module Office
- Le mailing par courrier et publipostage
- Le récapitulatif des variables de substitution
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