Modèles de documents avec Dolibarr & DoliPlus

De nombreux modules dans votre ERP font appel aux modèles de documents enregistrés dans une bibliothèque.

Associé à l’ouverture de l’éditeur de texte, ces modèles permettent d’ajouter facilement des fragments de texte à celui-ci.

Gain de temps, normalisation des documents au sein de l’organisation sont ainsi facilités.

Exemple de modules utilisant les modèles de documents :

  1. La messagerie,
  2. Les actions et événements,
  3. Les comptes rendus,
  4. La gestion commerciale avec devis, commandes, factures,
  5. La gestion achat,
  6. …,

Nouveautés pour Février 2023 :

  • Compatible multi-entité,
  • Réglage plus fin des utilisateurs pouvant utiliser le modèle,

Comment ajouter un nouveau modèle de documents ?

Cette fonctionnalité est rattachée au module outil, la gestion du droit correspondante doit être activée ici

Seul un administrateur ou l’auteur peut modifier, supprimer un modèle.

Depuis le menu Outils se rendre par exemple les modèles d’e-mails.

 

Un tableau de synthèse et ses filtres permettent de lister, ajouter, modifier, supprimer des modèles.

À l’aide du bouton, ajouter un modèle.

  • Donner un nom unique du modèle,
  • Dans le cas particulier de l’e-mail, le sujet peut être également renseigné,
  • Utilisateurs : les modèles de documents sont utilisables selon les droits par les utilisateurs désignés.
  • Une image peut être insérée directement par copie dans l’éditeur,
  • Des liens hypertextes peuvent être insérés.

Pour modifier ou supprimer un modèle agir sur les icônes correspondant sur la ligne.

Pour masquer le contenu d’un modèle, agir sur le pictogramme gauche en bout de ligne.

 

Comment utiliser un modèle de document ?

Reprenons notre exemple, lorsque l’on envoie un mail et que l’utilisateur actuel est désigné dans les utilisateurs du modèle,  alors le modèle est proposé dans la liste associée à l’éditeur de texte.

Taper directement dans la liste pour trouver le nom du modèle.

 

Utiliser des variables de substitutions dans les modèles

Selon les contextes, par exemple dans la gestion commerciale, il est possible d’ajouter dans les modèles d’e-mail avec des variables qui vont se charger de personnaliser le courrier.

Voir l’exemple dans le chapitre : Relance de factures Dolibarr de clients impayées.

 

Gestion des droits

Pour modifier un modèle dont je suis l’auteur aucun droits spécifique est requis.

Les anciens modèles n’ont pas forcément d’auteurs désignés, à la mise à jour la personne qui modifie le modèle est désigné comme l’auteur.

Pour pouvoir modifier tous les modèles il faut posséder ce droit ou bien le droit Administrateur.

En rapport Mémos

Print Friendly, PDF & Email