Modèles de documents dans DoliPlus

Sommaire

1 Les modèles de documents dans DoliPlus
2 Les différents types de modèles
3
4 Créer un modèle de documents
5 Partager un modèle avec d’autres utilisateurs
- 5.1 Auteur : le propriétaire du modèle
- 5.2 Utilisateurs : qui peut s’en servir
6 Utiliser un modèle au quotidien
7 Personnaliser avec les variables de substitution
8 Gérer et organiser ses modèles de documents
9 Droits, administration et environnements

Les modèles de documents dans DoliPlus

Les modèles de documents de DoliPlus vous permettent d’enregistrer une fois pour toutes vos textes types : e-mails de relance, conditions commerciales, comptes rendus, réponses aux tickets, etc.

Ensuite, vous les réinsérez en un clic dès que vous ouvrez un éditeur de texte. Ainsi, vous gagnez du temps, vous garantissez un message homogène dans toute l’entreprise et vous évitez les fautes de frappe.

Concrètement, les modèles de documents se gèrent depuis le menu Outils › Modèles de documents. Chaque modèle possède un titre unique, un type, un auteur et une liste d’utilisateurs autorisés, qui pilote son partage.

Les différents types de modèles

D’abord, le type détermine le contexte dans lequel le modèle vous est proposé. Selon les modules activés, vous disposez notamment des types suivants :

E-mail — corps et objet des messages envoyés depuis la messagerie ;
Tiers / Contacts — notes et textes liés aux fiches clients et fournisseurs ;
Gestion commerciale — devis, commandes, factures ;
Gestion des achats — documents fournisseurs ;
Produit, Newsletter, SMS, Ticket, Intervention, Formation, Notes et Comptes rendus, selon vos modules.

💡 Bon à savoir : un modèle de type E-mail comporte un champ Objet en plus du corps. Objet et corps sont d’ailleurs insérés ensemble lorsque vous choisissez le modèle.

Créer un modèle de documents

La création est simple et rapide :

ouvrez Outils › Modèles de documents, puis choisissez le type souhaité ;
cliquez ensuite sur Nouveau modèle ;
saisissez un titre unique et parlant (par exemple « Relance facture impayée ») ;
pour un e-mail, renseignez aussi l’Objet ;
rédigez le contenu dans l’éditeur de texte enrichi ;
désignez enfin les utilisateurs autorisés, puis enregistrez.

Partager un modèle avec d’autres utilisateurs

C’est le point le plus important de l’outil. En effet, deux champs distincts encadrent le partage de chaque modèle.

Auteur : le propriétaire du modèle

Le champ Auteur indique qui a créé le modèle. Il est renseigné automatiquement à votre nom. Par conséquent, seul l’auteur — ou un administrateur — peut le modifier ou le supprimer. Vos collègues peuvent l’utiliser, mais pas le toucher : votre version de référence reste donc protégée.

Utilisateurs : qui peut s’en servir

Le champ Utilisateurs est la clé du partage. Vous y ajoutez nominativement les collègues autorisés. Pour cela, commencez à taper un nom : DoliPlus propose alors la liste des utilisateurs actifs, et vous sélectionnez les bénéficiaires.

Modèle personnel : si vous ne désignez que vous-même, le modèle reste privé ;
Modèle partagé : ajoutez vos collègues, et le modèle apparaît automatiquement dans leur éditeur, sans aucun réglage de leur part.

💡 Bon à savoir : le partage reste réversible à tout moment. Retirez simplement un collègue de la liste, et le modèle disparaît de son éditeur, sans rien casser pour les autres.

Utiliser un modèle au quotidien

Dès que vous ouvrez un éditeur concerné (un e-mail, une note, un compte rendu), une liste déroulante « Choisir ici un modèle » apparaît. Elle vous propose tous les modèles du bon type auxquels vous avez accès : les vôtres et ceux qu’on vous a partagés.

Ensuite, vous sélectionnez le modèle, et son contenu s’insère instantanément. Il ne vous reste enfin qu’à personnaliser les derniers détails avant d’envoyer.

Pour aller plus loin, consultez l’envoi de mail via DoliPlus. De plus, les modèles d’e-mail se combinent naturellement avec les signatures des utilisateurs.

Personnaliser avec les variables de substitution

Par ailleurs, un modèle peut contenir des variables de substitution. Ce sont des étiquettes remplacées automatiquement par les bonnes informations au moment de l’insertion : nom du client, montant de la facture, date du jour, signature…

Autrement dit, vous rédigez « Bonjour [nom du contact] » une seule fois, et chaque message reprend le bon nom. C’est donc ce qui transforme un simple texte type en véritable courrier personnalisé.

Gérer et organiser ses modèles de documents

Enfin, le tableau des modèles offre plusieurs actions pratiques :

Dupliquer un modèle pour créer une variante sans tout ressaisir ;
Activer / Désactiver un modèle : désactivé, il est conservé mais n’apparaît plus dans les éditeurs ;
Modifier ou Supprimer (réservé à l’auteur et aux administrateurs) ;
Rechercher et trier par titre, contenu, type, auteur ou date.

Droits, administration et environnements

L’accès à la création dépend des droits de chaque utilisateur. De plus, les administrateurs disposent du bouton « Afficher tous les modèles ». Ils obtiennent ainsi une vue complète sur l’ensemble des modèles de l’entreprise, tous auteurs confondus.

Cette vue reste très pratique pour harmoniser les textes ou reprendre le modèle d’un collègue absent. Enfin, sur les installations à plusieurs sociétés, chaque modèle est rattaché à un environnement, ce qui cloisonne proprement les modèles entre vos entités.

Pour aller plus loin

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