sur 3 février 2016 Sommaire
Envoi de mail via DoliPlus : la messagerie interne
Pour l’envoi de mail dans DoliPlus, la messagerie interne est l’outil le plus rapide : c’est un formulaire d’envoi disponible directement depuis vos fiches, sans changer d’écran. On la retrouve par exemple sur :
- La fiche du Tiers
- La proposition commerciale (propale)
- La commande client ou fournisseur
- La facture client ou fournisseur
- Le projet
- L’expédition…
Sa présentation est commune à tous ces emplacements et sert exclusivement à envoyer des messages, le plus souvent accompagnés de pièces jointes.
Pourquoi utiliser la messagerie interne
Les principaux avantages de l’envoi de mail depuis l’interface interne sont :
- Accéder facilement aux mails du tiers et de ses contacts associés
- Joindre des pièces directement depuis la gestion électronique de documents (GED) du tiers
- Réutiliser des messages prédéfinis configurables dans le menu Outils
Selon l’endroit où vous ouvrez la messagerie interne, vous accédez à la GED correspondante pour attacher vos documents en pièces jointes :
- La GED du Tiers
- La GED générale
- Les GED des commandes, factures…
- Le dossier des documents scannés (nécessite un paramétrage de votre machine)
- Le disque local de votre ordinateur
Restriction d’emploi concernant les pièces jointes
Il n’est pas possible d’utiliser la messagerie interne ouverte sur plusieurs onglets ou fenêtres lorsque vous envoyez des pièces jointes, car celles-ci sont stockées de façon temporaire dans un même sous-dossier.
Bonne pratique : procédez par conséquent message par message :
- Ouvrir la messagerie
- Écrire son message
- Joindre les pièces
- Envoyer son message
- Puis recommencer pour le message suivant
Exemple depuis la fiche du Tiers
Configuration de l’envoi de mail
La réception utilise uniquement le protocole IMAP. Les serveurs Exchange disposant d’un port IMAP peuvent être compatibles selon leur propre configuration. L’envoi, lui, s’effectue par le compte d’envoi de chaque utilisateur.
Les comptes d’envoi sont paramétrés via la console d’administration du module messagerie. Si ce module est activé, un raccourci existe via le menu Accueil → Configuration → Email.
Paramètres techniques d’accès au compte
Des accès aux principaux fournisseurs de messagerie sont préconfigurés (par exemple Gmail, Orange…). Si votre messagerie est hébergée sur un serveur privé, il est possible de paramétrer un nouveau compte sur prestation spéciale (ouvrir un ticket auprès du support).
Configurer un nouveau compte
Appuyez-vous si possible sur la « Liste des configurations de messagerie disponibles » pour compléter les paramètres si votre configuration n’y figure pas, puis utilisez les boutons de test pour valider la configuration. Contactez le support pour plus d’informations.
Partager un compte
Il est possible de déclarer un compte existant en partage entre plusieurs utilisateurs via le « Partage accès WebMail ».
Dossier des éléments envoyés
Les mails envoyés sont copiés dans le dossier « éléments envoyés » de votre messagerie : vous retrouvez ainsi tous vos messages au même endroit. Pour cela, il est nécessaire de désigner (sauf pour Gmail) le nom du dossier des éléments envoyés de votre serveur, avec son éventuelle racine ou préfixe. Ce nom peut être obtenu via le bouton « Choisir un dossier ».
Nota : un message apparaît après l’envoi d’un mail si cette configuration n’est pas correctement réalisée.
Synchroniser la signature du compte
Modifiez la signature dans la fiche de l’utilisateur, puis cliquez sur « Synchroniser sa signature avec la messagerie ».
Pour aller plus loin
Le webmail intégré DoliPlus
Une véritable boîte de réception complète, directement dans votre logiciel, pour recevoir, classer et envoyer vos mails sans changer d’outil.
En savoir plus…
L’assistant de rédaction et la dictée vocale
Le webmail vous aide à rédiger vos messages, corrige l’orthographe et propose la dictée vocale : vous parlez, votre texte s’écrit tout seul.
En savoir plus…
Les messages standards pour mails
Préparez des modèles de messages réutilisables depuis le menu Outils pour gagner du temps sur vos envois récurrents.
En savoir plus…
Les signatures mail des utilisateurs
Mettez en place et synchronisez la signature qui s’ajoutera automatiquement à vos messages.
En savoir plus…
En rapport Mémos
